Come organizzare un anniversario aziendale

Scritto da Serena Celano
il 1 luglio, 2019
| Categoria: Anniversario aziendale

L’anniversario aziendale: passato, presente e futuro dell’azienda si incontrano. Ecco dei preziosi consigli da seguire per organizzare nei dettagli un evento davvero memorabile.

L’anniversario aziendale rappresenta non solo l’esperienza ma anche la solidità di un’azienda. Ne simboleggia la storia ed il presente, con uno sguardo al futuro.

 

"un’occasione unica per mettere in luce il grande passato, i successi raggiuntI e la lungimiranza dei fondatori. è anche un momento importante da celebrare insieme a tutti coloro che hanno CONTRIBUITO a raggiungere traguardi importanti." 

 

Un anniversario aziendale organizzato come si deve rafforza il senso di appartenenza dei collaboratori ed è percepito come un segno di prosperità per i clienti.

Se pianificato in anticipo e nei dettagli può valorizzare il piano di comunicazione e diventare oggetto di importanti azioni di marketing. L’anniversario diventa l'occasione per organizzare un evento da celebrare con video e shooting fotografico, oppure con il restyling del logo o il lancio di un nuovo prodotto. Dopotutto, non capita tutti i giorni di festeggiare il proprio compleanno! E non importa se si tratta di un decennale, un ventennale o se addirittura si festeggiano i 100 anni di attività. O se il momento per l'azienda non è tra i più positivi: anzi, l'anniversario può diventare il momento per riunirsi e ripartire!

Ecco una serie di aspetti da considerare per organizzare un anniversario aziendale al meglio:

 

CHE TIPO DI EVENTO VUOI PROPORRE?

È la prima domanda. Sicuramente l'anniversario è uno degli eventi aziendali più importanti, soprattutto se la fondazione è avvenuta molti anni addietro. 

Un brindisi e un discorso sono indicati per la cena di Natale ma non sono sufficienti per celebrare la fondazione dell'azienda. É importante decidere innanzitutto se desideri un evento riservato solo ai dipendenti, oppure aperto a collaboratori, fornitori, clienti o persino al pubblico e alle istituzioni.

Non cambia solo il numero degli invitati ma anche lo stile, le tempistiche e lo scopo stesso dell’evento!

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PIANIFICA E ORGANIZZA IL TUO ANNIVERSARIO AZIENDALE

Trattandosi di un'occasione di grande importanza, l'anniversario aziendale va pianificato per tempo. Tutto deve filare liscio e buona parte del successo dell'evento dipende dalla sua organizzazione.

Pensa ad un tema, al programma, alla musica e all'intrattenimento. Devi scegliere gli eventuali ospiti da invitare, che tipo di intrattenimento offrire, cosa regalare... (a questo proposito ti consigliamo di leggere: Come scegliere i gadget per il tuo evento aziendale)

La progettazione richiede tempo ed energie, per questo è sempre preferibile definire un team dedicato, composto da professionisti interni ma anche esterni all'azienda, con cui condividere aspettative, compiti, scadenze e budget.

 

IL CONCEPT E IL PIANO DI COMUNICAZIONE

L'anniversario regala un'occasione unica per raccontare la storia del brand, i suoi successi e le sue unicità.

Il tema è forte e merita la massima risonanza possibile: può essere mantenuto vivo per almeno 6 mesi! Sui social, sul blog aziendale, con le newsletter o anche con una campagna online e offline negli spazi della sede aziendale.

Il concept scelto per l’evento va declinato su tutti i materiali: dall’invito all’allestimento, dalla firma sulle e-mail fino al gadget da regalare.

A livello di comunicazione organizzativa, per diffondere il messaggio internamente puoi utilizzare gli strumenti che già usi per il lavoro: una circolare, una mail, o i social gestionali interni come Slack, se li utilizzi.

È bene avvisare gli invitati almeno 3 settimane prima, perché tutti abbiano il tempo di organizzarsi per partecipare all'evento. Ricordati poi di fare un recap qualche giorno prima dell’evento, per conoscere il numero definitivo dei tuoi ospiti.

> In questo post parliamo proprio di come comunicare il tuo evento

 

IL PROGRAMMA DELL'EVENTO

Qualsiasi sia il tema, lo spazio o il budget a disposizione, ti consigliamo di concentrarti soprattutto sul programma. È fondamentale riuscire ad avere una stima corretta delle tempistiche e della successione di micro eventi durante la serata o la giornata. Si eviteranno così momenti vuoti ed i tuoi ospiti saranno totalmente immersi nell’evento. Distribuisci il programma dell’evento in più punti della location, così da far conoscere a tutti cosa succederà.

Molti anniversari aziendali si svolgono nell’arco di due o più giorni. Assicurati che la struttura che vi ospita offra la possibilità di alloggiare e che sia preparata per fornire un servizio di team building, in questo modo potrai riempire le giornate in modo proficuo con attività per tutti gli invitati.

 > Leggi le nostre proposte per un Team Building di successo

 

COORDINA LE SINGOLE FASI

hotelparchidelgarda_evento_yamahaSe la parte organizzativa è importante, la fase esecutiva lo è ancora di più. Tutti gli operatori coinvolti devono avere ben chiaro il programma dell'evento. Per esempio, i camerieri del catering devono intervenire al momento giusto e sapere quando si terrà il discorso del presidente o entreranno in scena i musicisti. E viceversa.

Sincronizzare e coordinare le diverse fasi dell'evento è un lavoro decisamente impegnativo. Inoltre bisogna anche tener conto degli imprevisti.  Avere qualcuno che ti segue e ti supporta, ancora meglio una squadra, ti aiuterà nella gestione complessiva e risolverà eventuali imprevisti, permettendo anche a te di godere dell'evento e di festeggiare al meglio una tappa così importante per la tua organizzazione.

 

SCEGLI LA LOCATION

Quanti saranno gli invitati? Partono tutti dallo stesso luogo? Come si sposteranno?

Per gli anniversari che si svolgono in un solo giorno, la vicinanza della location è fondamentale. Ma non è tutto: un'ottima idea è organizza una partenza collettiva, magari con un servizio navetta, per evitare ingorghi e attese all’arrivo e liberare gli ospiti dallo stress del viaggio, creando già un clima conviviale prima dell'inizio vero e proprio.

Un’altra domanda: la Location che hai scelto dispone di tutte le attrezzature che ti serviranno?

Puoi decidere di organizzare l'anniversario aziendale dove vuoi, in una villa o una dimora storica, oppure all'aperto. È fondamentale però che gli spazi siano attrezzati non solo per accogliere gli invitati ma anche per gestire con efficacia e successo i vari momenti dell'evento.

E una volta scelta la location dovrai considerare l'allestimento. Puoi installare delle luci che proiettano i colori aziendali, totem e pannelli con la comunicazione oppure schermi che mostrano i video aziendali. 

Più gli allestimenti sono personalizzati e definiti, più risulteranno scenografici e a tema! Così l’impatto ed il ricordo sui tuoi invitati sarà sicuramente più efficace e duraturo.

Hotel Parchi Del Garda è una location pensata per festeggiare il tuo anniversario aziendale.

 hotelparchidelgarda_view©HotelParchidelGarda

La struttura è dotata di 2000 mq dedicati esclusivamente agli eventi con 6 sale con luce naturale, 3 breakout rooms, 2 ampi foyer, backstage e 3 desk di accoglienza, così puoi gestire al meglio il flusso dei tuoi ospiti ed allestire sale con temi differenti.

La grande versatilità degli spazi e la possibilità di personalizzare tutto l’Hotel permettono di immergersi completamente nel tema della serata. Ovviamente l’allestimento è personalizzabile  in funzione del concept  dell’anniversario.

Puoi inoltre contare su un Team Eventi dedicato e un Direttore Artistico per supporto organizzativo e operativo. Un servizio all-in-one: dalla pianificazione alla cartellonistica, dallo staff in sala alla ristorazione, passando per l’accoglienza.

Se è la prima volta che ti occupi di un evento così complesso puoi appoggiarti allo staff di professionisti di Hotel Parchi del Garda per organizzare il tuo anniversario aziendale dalla A alla Z.

 

CONSIDERA IL BUDGET

L'anniversario aziendale è una ricorrenza prestabilita: il plus rispetto ad altri eventi è che ti dà la possibilità di pianificare con anticipo anche il budget dedicato.

Nel conteggio totale, oltre alle spese per l'evento vero e proprio, non sottovalutare anche la attività connesse: dai gadget alla campagna promozionale.

 

Scarica la checklist: ti aiuterà ad avere sottomano tutti gli elementi da considerare per organizzare il tuo evento perfetto!

 

la guida per organizzare un evento aziendale



Autore

Serena Celano

MICE Manager
Puntuale ed organizzata è sempre attiva, passa in gran velocità da un evento all’altro con professionalità e passione.

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Hotel Parchi Del Garda

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