5 consigli per organizzare un evento aziendale per 1.000 persone

Scritto da Susanna Consolini
il 12 ottobre, 2017
| Categoria: Anniversario aziendale, Eventi Aziendali

Organizzare un evento aziendale, un convegno o una conferenza può essere piuttosto difficile, soprattutto per chi non fa questo di mestiere. Le cose si possono complicare ulteriormente quando viene chiesto di organizzare tutto questo per mille persone: come trovare una location così spaziosa? Come organizzare i servizi ristorativi? A chi affidarsi? Cinque consigli che possono aiutarti ad organizzare un evento di successo, anche molto grande.

 

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CREA UN TEAM AFFIDABILE

La prima cosa che ti consiglio di fare è quella di creare un team interno dedicato, che possa aiutarti e supportarti durante tutta l’organizzazione dell’evento.

Assegna a ciascuno un ruolo preciso in base alle attitudini personali e definisci in modo chiaro le mansioni e le responsabilità di ciascuno. Un'organizzazione poco stabile e confusionaria potrebbe avere risvolti negativi sull’esito dell’evento.

Per eventi di questa portata ti consiglio di appoggiarti ad un ufficio eventi che può essere interno alla tua azienda o interno alla location selezionata oppure ad un professional congress organizer (PCO). Scegli sempre qualcuno che abbia esperienza, che abbia già organizzato eventi così grandi, ma soprattutto qualcuno di cui senti di poterti fidare.

Organizzare un evento aziendale è una sfida che ti mette a dura prova, avere un buon team, unito ed affidabile, diminuisce di molto le difficoltà.

 

PRENDITI IL TEMPO NECESSARIO

Per organizzare un evento di successo ci vuole tempo perché sono davvero molti gli elementi da progettare ed organizzare: definizione degli obiettivi, scelta della location, gestione dei relatori e tanto altro ancora. Ti ricordo che ogni evento è diverso e unico, stabilire tempistiche standard per l'organizzazione risulta difficile.

 

"Per un evento che coinvolge più di 1000 persone, inizia la pianificazione almeno 6-8 mesi prima"

 

Per eventi di dimensioni così grandi però ti consiglio sicuramente di iniziare la pianificazione almeno 6/8 mesi prima così da poter gestire nel migliore dei modi i vari elementi, rispettando tempistiche della struttura, dei vari fornitori e conservando del tempo per gli imprevisti.

 

PIANIFICA TUTTO

L’imprevisto è sempre possibile, ma una precisa e attenta pianificazione può evitarti molte brutte sorprese. Fin da subito fai una lista di tutto il necessario, nei minimi dettagli e segna tutto a budget. Come fare a non dimenticare nulla?

Fatti aiutare dal tuo team, quello interno perché conosce molto bene l’evento che state organizzando ma non dimenticare di consultare l’ufficio eventi o il PCO, in quanto esperti sapranno sicuramente indicarti quello che ti stai dimenticando.

Se l’evento si sviluppa nell’arco di più giornate ricordati di considerare e dunque organizzare anche il pernottamento, assicurandoti che ci sia disponibilità per tutti gli invitati; stila predisponi l’utilizzo di una rooming list (camere DUS, doppie, triple, letti twin, VIP; ecc...) da presentare quando chiedi la disponibilità della struttura, in modo che il responsabile possa fornirti una risposta precisa sull’effettiva disponibilità, della struttura stessa in caso tu scelga un Hotel oppure di strutture esterne.

Pianificare tutto ti sembra impossibile? Ecco la nostra checklist: contiene tutto ciò che è necessario pianificare ed organizzare per l’evento!

la guida per organizzare un evento aziendale

 

ORGANIZZA UN SOPRALLUOGO DELLA STRUTTURA

Trovare una location per un evento con più di 1000 persone e posti a sedere è complicato perché la scelta si riduce di molto, non sono infatti tante le strutture con una tale capienza. La scelta ristretta però può rappresentare una grande opportunità perché ti permette di trovare quello che cerchi in meno tempo e, se hai già un’idea del luogo dove vuoi organizzare l’evento, puoi fare l’inspection di tutte le strutture trovate nella zona.

 

"Se hai già un’idea del luogo dove vuoi organizzare l’evento, puoi fare l’inspection di tutte le strutture trovate nella zona."

 

Chi invece si trova alle prese con un evento di dimensioni più ristrette ha molta più varietà di scelta e dovrà perdere molto più tempo per selezionare le strutture dove fare un sopralluogo, talvolta anche più di uno, allungando così la pianificazione.

Il sopralluogo è utile per molteplici motivi, tra cui quello di constatare che le foto viste della struttura corrispondano alla realtà, capire se l’evento che stai organizzando può svolgersi all’interno di quel contesto, capire gli allestimenti necessari e le dimensioni corrette, pianificare già la suddivisione dei tempi e della distribuzione nelle sale meeting a seconda della loro posizione, pianificare il set up delle sale meeting e ristorante e definire un piano di gestione per eventuali rischi.

Ti ricordo inoltre che l’inspection è utile per confrontarti con i tuoi collaboratori e decidere se affidarti all’ufficio eventi presente all’interno della struttura, conoscerne il responsabile eventi e il tu eventuale referente operativo.

 

MANTIENI LA CALMA

Come ultimo consiglio ti suggerisco di mantenere la calma. Se avrai seguito i miei consigli fino a qui, risulterà facile perché avrai una squadra interna su cui fare affidamento, un referente operativo competente e pronto ad aiutarti e tutto segnato a budget.

 

Scarica la checklist: ti aiuterà ad avere sottomano tutti gli elementi da considerare per organizzare il tuo evento perfetto!

 

la guida per organizzare un evento aziendale



Autore

Susanna Consolini

Ufficio MICE
E’ curiosa ed adora camminare con il suo cane Gemma in mezzo alla natura, chissà quanti passi fa seguendovi in ogni vostro evento.

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