Dove e come organizzare eventi automotive: i consigli per non sbagliare

Scritto da Davide Ghiotti
il 21 agosto, 2019
| Categoria: Eventi Automotive

Tempo di lettura: 5 minuti

L’automotive è un settore dinamico, costantemente alimentato da novità e innovazioni tecniche. Per permettere una più veloce ed efficace diffusione e condivisione delle nuove tecnologie del settore, le case costruttrici ricorrono spesso a meeting ed incontri che si caratterizzano per: presentazioni delle ultime novità dei motori e delle auto, aggiornamenti per reparto vendita, incontri tecnici/pratici e formativi, incentive per clienti ed ospiti.

Gli eventi automotive si sono conquistati un ruolo sempre più importante, perché sono l’occasione ideale per offrire al pubblico un’esperienza reale delle proposte.

evento automotive

Il successo viene sempre garantito da un’ottima organizzazione grazie alla pianificazione di tutti i più piccoli dettagli. Uno degli elementi fondamentali per l’ottima riuscita del meeting è sicuramente la scelta della location, soprattutto considerando le necessità di avere Ampi Spazi adeguati al posizionamento di veicoli di tutte le dimensioni e ad ospitare un elevato numero di ospiti.

LE CARATTERISTICHE DELLA LOCATION IDEALE: SEI ELEMENTI DA CONSIDERARE 

La struttura che ospiterà la presentazione deve esaltare, ai venditori od ai clienti finali, i differenti mezzi e le loro peculiari caratteristiche. Le auto, i camion, gli autobus e le moto richiedono molto spazio per la presentazione statica ed ancora di più se si fanno test drive, disporre di spazi ampi è fondamentale.

Formare la forza vendita od il service richiede un’accurata ricerca della location affinché i veicoli siano presentati al meglio. Ecco le sei caratteristiche che un organizzatore in ambito automotive deve considerare:

1. Avere adeguati spazi interni ed esterni - La scelta della struttura espositiva deve disporre di ampie superfici per la presentazione dei veicoli. Gli spazi al chiuso permettono di movimentare agevolmente i veicoli che potranno essere toccati agevolmente da tutti “con mano” anche in caso di pioggia o caldo, la presenza di numerose sale congressi di varie dimensioni permette di creare sottogruppi ai quali presentare al meglio i mezzi; da non dimenticare la possibilità di effettuare coffee break, aperitivi, pranzi e cene per un sempre piacevole momento di convivialità. Gli spazi all’aperto sono indispensabili per posizionare i veicoli all’ingresso ed accogliere così, adeguatamente, i visitatori.

2. Essere facile da raggiungere – Il centro congressi che ospita un evento legato ai mezzi di trasporto deve essere facile da raggiungere, in modo che tutti possano arrivare agevolmente. Scegliere uno spazio espositivo vicino ad un casello dell’autostrada e comodo alle grandi arterie stradali è sicuramente la scelta più indicata.

3. Essere dotato di parcheggio – Il parcheggio esterno alle sale deve permettere di esporre i veicoli e di essere pronti con il test drive, oltre ad accogliere tutte le auto dei partecipanti. La disponibilità di un garage consente di “proteggere” alla vista la sorpresa della premiere. Le sale meeting, situate vicino ad una stazione di servizio con lavaggio auto, dispongono di una caratteristica fondamentale per presentare i mezzi sempre splendenti.

4. Avere spazi personalizzabili – L’investimento in un nuovo veicolo rende necessario confezionare l’evento automotive su misura e, come per un abito sartoriale, è importante personalizzare e sfruttare al meglio ogni spazio disponibile. Ampi foyer e salette vetrina sono perfetti per presentare anche ogni prodotto legato al mezzo: accessori, merchandising e le molte personalizzazioni. Le aree dei coffee break e pranzi o cene di lavoro si possono personalizzare coi colori aziendali ed allestire con un set up che sorprenda gli inviati. Spazi ampi e flessibili, permettono un’assoluta libertà di allestimento. L’accesso dei veicoli alle sale congressi dall’esterno semplifica e riduce di molto i tempi di allestimento.

5. Avere un buon impianto luci – Le luci delle sale espositive sono un complemento indispensabile, spesso sottovalutato, per mettere in risalto i veicoli da ogni angolo. A questo proposito l’impianto di illuminazione deve essere adeguato e tecnologicamente all’avanguardia per creare foto e riprese di alta qualità facilmente condivisibili ai partecipanti, alla stampa ed al pubblico.

6. Disporre di camere d’albergo – Un hotel con un centro congressi è la soluzione ideale per evitare gli spostamenti degli ospiti e dello staff tra camere e sale eventi lontani tra loro, si risparmia tempo ed i tuoi ospiti apprezzeranno molto questa grande comodità.

 

Come trovare una location adatta al proprio evento

Un consiglio, per scegliere le sale congresso ottimali per le tue esigenze, è di avvalersi dell’aiuto di un team esperto, con numerosi eventi già organizzati e che conosce ogni sfaccettatura del mondo automotive. L’esperienza del team sarà sicuramente un valido aiuto per consigliarti nella scelta della location perfetta.

sala centro congressi Hotel Parchi del Garda

Soprattutto se si tratta di eventi che coinvolgeranno un gran numero di persone, è importante giocare d’anticipo, selezionando solo le location con le caratteristiche descritte e che possono seguire l’organizzazione della presentazione dall’inizio alla fine. Ti suggeriamo inoltre di effettuare un sopralluogo degli spazi, per comprendere se rispettano le necessità ed i requisiti richiesti dell’azienda e trasformare l’evento nel tuo evento di successo.

La soluzione migliore è quindi di affidarsi direttamente allo staff della struttura congressuale, che conosce gli spazi ed i servizi a disposizione e che potrà fornire anche consigli utili per personalizzare al meglio un momento così importante.

Scarica la checklist e organizza il tuo evento perfetto!

la guida per organizzare un evento aziendale

 



Autore

Davide Ghiotti

Sales & Marketing
Curioso e preciso, ogni sua giornata è piena di parole e numeri che mescola con passione per inaspettati risultati.

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