Come gestire i flussi di invitati durante il tuo evento

Scritto da Serena Celano
il 11 dicembre, 2017
| Categoria: Eventi Aziendali

Quali sono i 3 elementi che non devono assolutamente mancare durante un evento? Ti aiutiamo a pianificarli per tempo per evitare che l'evento a cui hai tanto lavorato si trasformi un un flop!

 

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Il grande giorno è arrivato e l’evento che stai organizzando da mesi sta finalmente per iniziare. Tu sei già lì da ore per ricontrollare tutto nei minimi particolari ed aspettare sorridente gli invitati. Il cocktail di benvenuto è pronto, le sale sono state allestite come avevi immaginato e tutto sembra perfetto.

Dopo l’arrivo degli invitati ti accorgi però di alcune mancanze, ad esempio nessuno ha pensato ai volantini con la mappa della location e l’orario degli interventi, lo staff non è sufficiente per gestire l’accredito di tutti gli invitati e nessuno sa dove andare. Cosa non sta funzionando?

Ecco 3 elementi che non devono assolutamente mancare durante un evento e che vanno pensati e pianificati per tempo, per evitare di trovarti in una situazione come quella appena descritta.

 

Pianta delle sale meeting e copia del programma

Una volta definito il programma dell’evento, ricordati di inviarlo per tempo agli invitati e di preparare per ciascuno una copia cartacea per il giorno d’inizio. È un particolare dato per scontato, ma può trasformarsi in una grave mancanza.

Insieme al programma dettagliato è utile fornire anche una piantina della location e della suddivisione degli speech nelle diverse sale. In questo modo le persone non perderanno tempo prezioso girovagando nella struttura in cerca della sala giusta.

Ovviamente dovrà essere presente anche una piantina all’ingresso e nei punti strategici in modo da facilitare ulteriormente gli spostamenti, l’utilizzo di totem od espositori può aiutarti in questa attività.

Un consiglio per realizzare al meglio pianta e copia del programma è quello di utilizzare i colori. Per ogni sala, ad esempio, puoi scegliere un colore e utilizzarlo per tutti gli speech che si terranno all’interno di essa. In questo modo sarà sufficiente un’occhiata veloce per capire dove ci si deve spostare per seguire un determinato intervento.

 

 Staff adeguato e competente

In base al numero di partecipanti all’evento dovrai decidere il numero di persone da dedicare allo staff. È impensabile destinare solo 2 persone all’accettazione se gli invitati sono più di 100 e arrivano tutti insieme. Tieni presente anche il mezzo che utilizzeranno per raggiungere la struttura: se tante persone arrivano in treno, significa che ci saranno tanti invitati che dovranno registrarsi nello stesso momento e, farli aspettare potrebbe costarti una prima impressione molto negativa.

 

Cartellonistica chiara e ben visibile

Per evitare alle persone di girovagare inutilmente nella struttura, quando definisci l’allestimento ricordarti di ordinare alcuni semplici elementi grafici per le indicazioni. Dalle semplici frecce, in modo da guidare gli invitati, a totem e roll-up più visibili per indicare la sala.

 

Ad ogni evento il suo spazio

Se desideri che i tuoi invitati possano disporre di aree completamente dedicate anche per gli spazi di servizio e passaggio, assicurati che la struttura possa fornirti dei percorsi ad-hoc: eviterà ai partecipanti di incrociare altri eventi in contemporanea o altri utenti della struttura.

 

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Autore

Serena Celano

MICE Manager
Puntuale ed organizzata è sempre attiva, passa in gran velocità da un evento all’altro con professionalità e passione.

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