Scegliere la location per un congresso medico

Scritto da Carlotta Fiorio
il 11 luglio, 2018
| Categoria: Eventi Medico-Scientifici

La scelta della giusta location per un congresso medico-scientifico non è dettata principalmente da esigenze di prestigio o di sostenibilità economica. Scopriamo insieme i fattori chiave da considerare: dal codice etico delle associazioni di categoria alla visibilità degli sponsor.

Scegliere la location per un congresso medico-scientifico richiede accorgimenti specifici legati alla sua finalità scientifica.

La finalità scientifico-formativa è un fattore fondamentale, per questo molte associazioni di settore hanno inserito all'interno del codice etico alcuni vincoli da rispettare: vengono lasciati in secondo piano gli aspetti turistico-ricreativi delle strutture a vantaggio della loro capacità di accoglienza ed efficienza.

 

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Vediamo ora quali sono gli aspetti tecnici e pratici da considerare nella scelta della location per un congresso in campo medico-scientifico.

 

EVENTI ASSOCIATIVI: LE STRUTTURE IN REGOLA

Non tutti i centri congressi sono considerati idonei a ospitare eventi di tipo associativo in ambito medico farmaceutico. Alcune associazioni come Farmindustria o Assobiomedica richiedono il rispetto di determinati requisiti nella scelta della location per eventi sponsorizzati.

Tra le strutture considerate NON idonee:

  • Castelli e dimore storiche
  • Golf Club
  • Hotel di categoria superiore a 4 stelle
  • Agriturismi
  • Resort
  • Strutture prevalentemente termali
  • Località di mare (da giugno a settembre)
  • Località di montagna (da giugno a settembre e da dicembre a marzo)

 

Oltre ai vincoli del codice etico, è necessario tenere conto dei tempi di autorizzazione.

L'Agenzia Nazionale per i Servizi Sanitari Regionali per le attività formative valide per i crediti ECM richiede l'iscrizione, e quindi l'indicazione della struttura, fino a massimo di 30 giorni prima della data prevista per l'evento.

Nel caso in cui gli sponsor siano delle aziende del settore farmaceutico sono invece necessari almeno 60 giorni per richiedere l'autorizzazione dell'Aifa.

 

SCEGLIERE IL CENTRO CONGRESSI

Per organizzare un congresso formativo a livello locale o regionale solitamente si opta per una struttura con sede nel capoluogo.

Puoi scegliere ed orientare la scelta anche su strutture in località limitrofe, decidendo in base a parametri importanti.

 

Valuta innanzitutto la comodità logistica la superficie e la dislocazione delle sale oltre alla disponibilità di uno staff di supporto per l'assistenza, anche interno alla struttura. 

 

Nella scelta della location per congressi associativi nazionali o internazionali, considera la vicinanza a stazioni ferroviarie, autostrade ed ovviamente la comodità e la vicinanza ad aeroporti, senza dimenticare la disponibilità di parcheggi.

La distanza tra l’hotel e la sede del congresso deve essere minima, privilegiando le location che permettono anche il pernottamento. Un centro congressi che può offrire ospitalità ti permetterà di ridurre i tempi morti, evitare lavoro extra, rapportarti con un numero minore di fornitori, ottimizzare i tempi e concentrati maggiormente sulla parte scientifica dell’evento.

I centri congressi da privilegiare sono quelli che offrono anche i servizi correlati per lo svolgimento dell'evento: allestimento, accesso diretto all’area congressi, catering, hostess, fino ai tecnici audio-video, ai traduttori in simultanea ed alla possibilità di dirette streaming; in questo modo la fase di coordinamento sarà più veloce ed efficace, potrai contare su persone che conoscono la struttura e ti possono consigliare ed aiutare attivamente.

Nella scelta del centro congressi vanno coinvolti anche sponsor, soci e partner, affinché la scelta sia comoda e appropriata per tutti. La medesima location viene solitamente mantenuta anche per gli appuntamenti successivi, tutti gli interessati infatti conoscono già la struttura e si possono concentrare sull’aspetto formativo.

IL CONTROLLO DELLA LOCATION

La site inspection delle strutture selezionate è essenziale per verificare le caratteristiche di:

  • accessibilità
  • posizione delle sale
  • sicurezza
  • presenza di luce naturale
  • razionalità logistica
  • attrezzature tecniche
  • spazi ristorativi
  • parcheggi
  • garage

Durante la visita assicurati che la destinazione disponga dei requisiti evidenziati e che sia funzionale per i differenti momenti del congresso: dal cambio sala al passaggio nel foyer o verso l'area coffee break.

È in questi momenti, all'apparenza secondari, che spesso si decide il buon esito di un convegno. Attese, affollamenti o situazioni “scomode” creano malcontento e sono sinonimo di disorganizzazione.

flussi_foyerUn altro elemento di cui tener conto, soprattutto quando lo sponsor è un’azienda farmaceutica, è la presenza di un'area espositiva e/o di spazi liberi adeguati come i foyer, purché vengano rispettate le regole espositive imposte dai codici etici e dalla normativa ECM.

Non per ultimo, è consigliabile porre attenzione alle soluzioni logistiche: per esempio, uno dei fattori critici di molte location è la comodità e la razionalità della struttura per le operazioni carico/scarico e la movimentazione delle merci.

 

PERCHÉ SCEGLIERE HOTEL PARCHI DEL GARDA

Hotel Parchi del Garda organizza e gestisce congressi medico-scientifici, convegni e corsi formativi ECM da oltre 8 anni.

La struttura è progettata per ospitare eventi residenziali locali così come grandi convegni internazionali, grazie ad sala plenaria con luce naturale a campata unica con capienza fino ai 800 posti, altre 5 sale dotate di luce naturale, 3 salette per riunioni ristrette, ampi spazi altamente personalizzabili e 2 foyer per coffee break ed expo, con la possibilità di gestire in contemporanea anche micro eventi formativi riservati all'interno del congresso scientifico; la razionalità degli spazi permette un ottimale flusso degli ospiti durante l’evento.

La dotazione tecnologia audio e video all’avanguardia permette una fruizione digitale e interattiva dell’evento, con possibilità di collegamenti anche di dirette in streaming.

L'Hotel è inoltre dotato di 233 camere, tra cui 15 Suite, in grado di ospitare fino a 700 ospiti.

All’interno di Hotel Parchi del Garda puoi contare su un Team Eventi dedicato, per avere tutto il supporto nell'organizzazione della gestione del congresso medico e le competenze necessarie alla sua ottima riuscita.

 

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Autore

Carlotta Fiorio

Ufficio MICE
La sua passione per la moda la rende sempre innovativa, con uno sguardo attento ad ogni dettaglio che definisce con stile ed eleganza.

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  • 6 sale congressi personalizzabili e brandizzabili con luce naturale e 3 break-out rooms
  • Sala plenaria con capienza fino a 800 posti
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  • Hotel room per ospitare fino a 700 invitati
  • Un ricco ventaglio di soluzioni post-congress
  • Un team di Event Designer per curare ogni aspetto organizzativo