La logistica per il tuo evento a Hotel Parchi del Garda

Scritto da Tina Cimmino
il 20 febbraio, 2020
| Categoria: Congressi, Lago di Garda, Eventi Fieristici

Tempo di lettura: 5 minuti

La logistica di un evento coinvolge persone, merci, materiali e oggetti diversi. Per rispettare tempi e budget è richiesta la massima coordinazione e una location idonea per accogliere e gestire il tutto. Scopri quali caratteristiche logistiche deve avere uno spazio eventi e perché Hotel Parchi del Garda può essere la sede giusta per il tuo evento di successo.

 

LOGISTICA EVENTI: LA GESTIONE DELLE PERSONE

In ogni evento, che sia una riunione con pochi ospiti od una convention da centinaia d’invitati, è necessario gestire e “muovere” persone diverse, per ruoli ed esigenze: dai partecipanti agli ospiti, dai relatori alle personalità, dallo staff ai fornitori, ecc.

Allo stesso tempo, ogni tipologia di evento ha le sue peculiarità, in termini di accoglienza e supporto logistico:

Convention, presentazione prodotti, ecc. - Oltre agli invitati e ai relatori, sono coinvolte tutte le figure legate alla logistica: trasportatori, addetti agli allestimenti, tecnici, ecc.

Fiere, incontri B2B – A questi eventi partecipano espositori, relatori e pubblico. È necessario predisporre formule di accoglienza, spazi e “attenzioni” diverse per ogni tipologia di partecipante.

Evento nazionale o internazionale – Con ospiti provenienti da tutta Italia e dall'estero, è richiesta la gestione degli arrivi e partenze da stazioni e aeroporti, da prevedere servizi di transfer e la ricerca di una struttura per il pernottamento.

In funzione della partecipazione prevista per l'evento, assicurati che la location sia dotata di adeguati servizi per accogliere e gestire tutti gli invitati:

  • Parcheggi - Possibilmente all'interno della struttura o dell'area eventi
  • Desk di accoglienza - Per la registrazione e il coordinamento degli ospiti
  • Ristorazione – Aree per coffee break e servizi e spazi di ristorazione e catering
  • Ospitalità – Anche negli eventi in giornata, qualche ospite può avere necessità di una soluzione per la notte. Una comodità maggiore viene dalle location con pernottamento nella struttura.
  • Spazio meeting – Oltre a una sala plenaria, vanno quasi sempre previsti spazi ausiliari – aule e sale meeting – per le riunioni dei piccoli gruppi od a supporto delle sale principali.

LOGISTICA EVENTI: LA GESTIONE DEI MATERIALI

Realizzare un evento richiede anche la gestione di un numero considerevole di merci, spesso di natura molto diversa tra loro, sia per l'allestimento che per l'esposizione.

organizza evento lago di garda Ci sono poi casi particolari, come gli eventi del settore Automotive per i quali ad essere esposti sono modelli di auto, camion, autobus od altri mezzi. La struttura non dovrà quindi solo avere ampi spazi espositivi esterni e interni, ma anche essere progettata per accogliere i veicoli (es. ingressi alle sale sufficientemente ampi).

Qualsiasi sia l'evento che vuoi organizzare, durante la visita alla location ti consigliamo di verificare che la struttura sia in grado di offrire supporto logistico in tutti i momenti di allestimento, svolgimento e disallestimento:

Movimentazione – Occorre assicurarsi che in sede siano presenti i mezzi per lo spostamento delle merci e l'allestimento degli spazi: es. muletti elevatori, transpallet, trabatelli, ecc.

Stoccaggio – I materiali per l'allestimento o per l'esposizione vengono solitamente consegnati e ritirati a qualche giorno di distanza dall'evento. Spesso si tratta di merci ingombranti. Una location per eventi con un’area stoccaggio eviterà di collocare i colli in spazi incustoditi, oppure di dover ricorrere a magazzini esterni o ancora dover spostare i materiali in fretta al termine del loro utilizzo.

Gestione - Spesso le merci arrivano in orari e momenti diversi tra loro, a volte anche quando è in corso un altro evento. È necessaria la presenza di uno staff tecnico logistico per l'accettazione e lo scarico di camion e furgoni, in modo da non rallentare, anzi, per agevolare l'allestimento.

Noi di Hotel Parchi del Garda abbiamo una nostra opinione: una sede per eventi con un responsabile della logistica ed uno staff dedicato perché ogni cartonato, collo, bancale od oggetto fragile – e non solo - venga gestito con le opportune attenzioni! Ogni collo inoltre ha una propria scheda per un tracking continuo.

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LOCATION IN POSIZIONE STRATEGICA

Nella scelta della location per l'evento, uno dei criteri di maggior importanza è valutare se si trova in una posizione strategica, anche a livello logistico.

La sede dell'evento deve essere facilmente raggiungibile da:

  • strade
  • ferrovie
  • aeroporti

Questo fattore è decisivo sia per agevolare il trasporto degli oggetti e delle merci - verso e dalla struttura - sia per la comodità degli invitati.

Se poi la location si trova in un'area di particolare bellezza o con un'offerta ricca di attività interessanti, ancora meglio. Sarà l'ideale per organizzare un'escursione, un'esperienza extra evento o, sempre nel caso dell'Automotive, un indimenticabile test drive.

Il Lago di Garda, con le sue bellezze e le sue caratteristiche uniche, è davvero un territorio privilegiato.
Il fascino del lungolago, i borghi caratteristici, i parchi divertimento, le colline e le cantine, sono un’offerta davvero stuzzicante, anche dal punto di vista enogastronomico.

centro congressi hotel parchi del garda

LA LOGISTICA CON HOTEL PARCHI DEL GARDA

Hotel Parchi del Garda è stato concepito come location per eventi MICE e condensa in un unico spazio – in un’unica location - una serie di caratteristiche pensate a tale scopo:

  • Sale ampie e modulari, dalla sala plenaria alle rimanenti sale
  • Spazi eventi interni per l'esposizione di auto e furgoni, oltre a spazi espositivi esterni per camion e autobus
  • Posizione privilegiata nel cuore delle attrazioni del Garda, facilmente raggiungibile con ogni mezzo
  • Aree stoccaggio
  • Ampi parcheggi, compreso un garage con colonnine di ricarica per veicoli elettrici
  • Aree ristorazione per coffee break, ristoranti e bar
  • Aree verdi esterne, ideali per aperitivi
  • Team Eventi on-site che aiuta a coordinare e segue ogni fase dell’evento
  • Desk con personale formato per l'accoglienza
  • Staff tecnico per scarico e carico materiali
  • 233 camere, di cui 15 suite

Stai organizzando un evento e sei intimorito per la logistica? Siamo qui per aiutarti, consigliarti ed assisterti in ogni momento dell’evento.

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Autore

Tina Cimmino

Ufficio MICE
Empatica ed organizzata, saprà rendere reale ogni vostra richiesta per stupire gli ospiti dei vostri eventi.

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Hotel Parchi Del Garda

Ogni evento, un'autentica esperienza

È la nostra filosofia. Da noi troverai un Congress Center esclusivo sul Lago di Garda: grandi spazi, moderni e funzionali, una location ricercata, servizi su misura e professionalità ai massimi livelli, per i tuoi eventi di ogni tipologia e dimensione.

  • 6 sale congressi personalizzabili e brandizzabili con luce naturale e 3 break-out rooms
  • Sala plenaria con capienza fino a 800 posti
  • Foyer e sale per incontri
  • Hotel room per ospitare fino a 700 invitati
  • Un ricco ventaglio di soluzioni post-congress
  • Un team di Event Designer per curare ogni aspetto organizzativo