Consigli per organizzare una cena di gala

Scritto da Serena Celano
il 7 agosto, 2019
| Categoria: Anniversario aziendale, Ristorazione Congressuale

Sei alle prese con la  sfida di organizzare una cena di gala per la tua azienda ma non sai bene come muoverti e quali sono le priorità? Se questa è la prima volta segui i miei consigli: ti aiuterò a capire quali sono gli “ingredienti” necessari per organizzare un evento che si rispetti, che piaccia al management e a tutti i dipendenti.

 

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In questo articolo ti ho presentato varie tipologie di eventi aziendali che si possono organizzare e gestire in un Hotel.
In questo post ti elencherò i 10 punti sui quali concentrarti e le priorità: il
 decalogo utile per arrivare alla cena di gala senza affanno e con soddisfazione dei tuoi ospiti!

Prima di contattare la location dei tuoi sogni e cercare idee per l’intrattenimento, fai un respiro profondo e rispondi alla domanda: qual è il budget che ho a disposizione? Potresti essere direttamente tu a stabilirlo oppure l’azienda ti ha imposto un tetto di spesa. In entrambi i casi avere ben chiaro quanto potrai spendere ti aiuterà a delineare la tipologia di serata.

Per aiutarti a tenere d’occhio il tuo budget abbiamo realizzato questo spreadsheets:

scarica il modello per gestire il budget del tuo evento aziendale

 

E ora, iniziamo a progettare la tua cena di gala perfetta!

Inizia subito a pianificare in base all’obiettivo

Il momento giusto per pensare alla cena di gala è… ieri! Scherzi a parte, solitamente tre mesi prima sono sufficienti per iniziare ad organizzare un evento di medie dimensioni.

"Definire i dettagli con anticipo ti eviterà l’affanno Degli ultimi giorni"

Avrai anche una più ampia scelta di location – con le quali potresti anche concordare eventuali servizi personalizzati – e più disponibilità da parte di colleghi e fornitori.

Fissa la data

Ti suggerisco di pensare agli impegni aziendali e proporre agli invitati 2 opzioni per sondare la disponibilità. Difficilmente riuscirai a trovare la data perfetta per tutti: in questo caso sarà la maggioranza a vincere.

Considera, prima di proporre le date, che scegliendo un giorno ad inizio settimana potresti risparmiare sui costi della location ed avere più disponibilità, ma allo stesso tempo sarà più difficile per i colleghi affrontare la giornata di lavoro successiva. In ogni caso, non appena avrai individuato la data, avvisa subito tutti gli invitati.

Non importa se non hai ancora altri dettagli: per ora limitati ad anticipare loro che stai organizzando questo evento e che presto riceveranno tutte le informazioni dettagliate.

Stabilisci il format

Preferisci una serata di gala con spettacolo? Il classico format meeting con cena a seguire? Oppure un momento più informale? Definire il mood ti aiuterà a scegliere gli spazi adatti e il tipo di trattamento da offrire. Inoltre, importantissimo, ti permetterà di informare i tuoi ospiti sul tipo di abbigliamento richiesto.

Finalmente, la location

Una volta definito il format, chiediti quanto lontano possono spingersi i tuoi invitati. Se si tratta di un martedì sera e il giorno dopo si lavora, ricordati di non prevedere spostamenti troppo lunghi.

Al contrario, per una cena di gala vale la pena ricercare una cornice paesaggistica suggestiva. Individua 3 o 4 strutture che potrebbero fare al caso tuo, informandoti anche online. E poi, richiedi un preventivo. Hotel, centri congressi e ristoranti strutturati solitamente ti potrebbero supportare anche per l’intrattenimento, gli allestimenti ed eventuali soluzioni di trasporto.

Ricordati di chiedere se offrono questo tipo di servizi e che attrezzature mettono a disposizione.

 

E ora pensiamo al cibo!

Non c’è cena aziendale senza un gustoso menu. Quando sceglierai tra le proposte della location o del catering, ricordati alcune buone regole.

"Scegli qualcosa di particolare: che si tratti di un menu gourmet, tipico del teritorio o etnico, concludi con una torta per un brindisi tutti insieme! Non essere banale e punta alla qualità."

Una cena “tiepida” non soddisfa i gusti di nessuno. Prevedi sempre delle alternative per allergie o intolleranze e pensa ad un menu vario: a nessuno piace ritrovarsi ad essere l’unico a mangiare carne in una cena di solo pesce.

E infine da non sottovalutare il consumo di bevande alcoliche. La cena aziendale è una serata di festa ed è normale fare qualche brindisi, la cosa importante è non esagerare, soprattutto perché il giorno dopo si torna al lavoro.

Chiedi la collaborazione a chi si occupa della cena e prevedi un consumo non illimitato di alcolici.

L’intrattenimento

Se il tuo budget lo consente, potresti cogliere l’occasione della festa “comandata” per proporre un’attività di team building.

In rete si trovano tantissime idee per animare la serata coinvolgendo tutti - nessuno escluso: organizza una sfida a squadre come una caccia al tesoro o un gioco a quiz. 

Puoi pensare anche ad attività originali come una cena con delitto o uno spettacolo di animazione teatrale. Se invece preferisci qualcosa di più convenzionale ma di sicuro effetto, punta sulla musica: un gruppo live o, per una serata informale, prenota un deejay set e fai ballare tutti!

Foto e riprese

Chi non resiste alla tentazione di rivedersi il giorno dopo nelle foto? Incarica qualcuno di scattare le foto durante l’evento o di fare le riprese video.

Nei giorni successivi condividile con i colleghi in uno spazio riservato e pubblica gli scatti più belli nei canali social aziendali.

Ricordati: chiedi sempre il permesso alla pubblicazione con una liberatoria firmata e segui il buonsenso nello scegliere gli scatti da condividere!

Gli inviti

Sia che tu scelga un biglietto elegante o una più informale email, cura grafica e testo: a tutti piace essere oggetto di particolare attenzione.

Oltre a specificare data e ora dell’evento, eventuali trasporti, location e deadline per la conferma della partecipazione, sii chiaro e specifico se l’invito è esteso o meno a partner/familiari.

Completa con il programma della serata, eventuali informazioni sui trasporti e il dress code.

Regali aziendali

Ti consiglio di pensare a qualcosa di originale e personale, in linea con il tuo budget.

Potresti scegliere un oggetto particolare che richiami il tema della serata. I prodotti alimentari sono altrimenti un classico, in questo caso concentrati magari su pochi prodotti ma di qualità.

Se il budget lo permette potresti donare un cofanetto viaggio/esperienza, una soluzione molto apprezzata. Segui i nostri consigli per i gadget e regali aziendali!

E alla fine, chiedi ai tuoi ospiti se si sono divertiti!

Prepara un breve sondaggio da inviare nei giorni successivi all’evento per chiedere l’opinione sulla serata. Sarà sufficiente un breve sondaggio sugli aspetti principali con uno spazio per eventuali feedback personali.

E ricordati di considerare i suggerimenti ricevuti per il prossimo evento! Data, format, location, menu, foto, inviti e regali.

 Abbiamo pensato a tutto?

Ora puoi iniziare a tenere d’occhio il tuo budget!
Scarica il  modello excel per gestire tutti i costi del tuo evento.
E che la festa abbia inizio!
 

scarica il modello per gestire il budget del tuo evento aziendale



Autore

Serena Celano

MICE Manager
Puntuale ed organizzata è sempre attiva, passa in gran velocità da un evento all’altro con professionalità e passione.

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