Come organizzare un evento aziendale di successo

Scritto da Tina Cimmino
il 20 ottobre, 2017
| Categoria: Anniversario aziendale, Eventi Aziendali

Devi organizzare un evento aziendale e non sai da dove cominciare? Non hai idea di quale sia il budget necessario? Segui i nostri 6 consigli e scarica la checklist per non perderti nessun dettaglio! 

Sempre più diffusi, gli eventi aziendali rappresentano uno strumento di comunicazione per l’impresa e il brand, tanto da essere diventati una vera e propria leva del marketing.

Tuttavia l’organizzazione di un evento aziendale può rivelarsi un’attività più impegnativa di quanto si possa pensare, soprattutto per chi è alle prime armi.

 

"Ogni singolo dettaglio infatti può fare la differenza e avere ripercussioni su quello che si vuole comunicare."

 

Se devi organizzare un evento aziendale e non sai da dove iniziare, questo è l’articolo giusto per te.

Di seguito ti elenco 6 passi fondamentali e una serie di consigli che possono aiutarti in questa impresa, tanto difficile quanto importante.

 

Infografica organizzare un evento aziendale 

 

OBIETTIVO

Il primo passo consiste nell’individuazione dell’obiettivo. Ricordati che l’evento rappresenta un mezzo e non un fine, quindi è importante come prima cosa conoscerne lo scopo: perché si sta organizzando questo meeting?

I motivi possono essere davvero molti, dal lancio di un nuovo prodotto, all’incontro con i clienti, alla formazione e così via, ciascuno di essi determina quello che sarà il leitmotiv dell’evento, e si ripercuoterà su tutti gli elementi e le decisioni successive. Il contenuto dell’evento determina, di conseguenza, tutti passi successivi, che ad esso sono strettamente legati.

 

BUDGET

"Che budget hai a disposizione? Non puoi procedere con la tua organizzazione se non sai rispondere a questa domanda."

 

Assolutamente tutto quello che andrai a decidere è in funzione della capacità di spesa.

Per gestire al meglio questo aspetto economico ti consiglio di iniziare, fin da subito, a creare un foglio dedicato al budget e suddividere in macro categorie le principali voci della spesa per l'organizzazione (location, food&beverage, staff, comunicazione ecc.), e non dimenticarti di prevedere fin da subito un margine di variabilità per il fuori budget.

 

TARGET

Il terzo passo riguarda la gestione degli invitati:

  • Chi?
  • Quanti?
  • Come?

Come ti dicevo prima, questo punto è strettamente legato al primo in quanto è proprio il contenuto dell’evento che ti aiuta a capire chi devi invitare e come. Se ad esempio devi organizzare un evento incentive allora inizia già a preparare gli inviti per tutta la forza vendita dell’azienda e i partner commerciali, se invece l’evento ha come obiettivo quello di presentare il lancio di un nuovo prodotto sul mercato allora le logiche saranno diverse, così come nel caso di congressi e convention.

Una volta capito quindi chi sarà il target dell’evento sarà poi facile rispondere anche alla seconda e terza domanda (quanti e come). Un consiglio che posso anticiparti già ora se decidi di spedire gli inviti via mail o in modo cartaceo è quello di riservarti del tempo per il recall telefonico, è una cosa che spesso ci si dimentica e che richiede abbastanza tempo.

 

Temi di dimenticare qualcosa? La nostra checklist è la soluzione che stavi cercando:

la guida per organizzare un evento aziendale

 

DATA

Stabilito perchè e chi, puoi procedere con il quando. Seleziona una data strategica: attenzione quindi alle festività, ai ponti, alle vacanze ed ai grandi eventi. E naturalmente, scegli una data che possa garantirti il giusto tempo per l’organizzazione dell’evento (almeno 6/8 mesi).

 

LOCATION

La scelta della struttura ricettiva perfetta per un evento è forse uno dei compiti più importanti per chi si occupa dell'organizzazione e sicuramente è quella più visibile, quindi la prima sulla quale gli invitati ti giudicheranno!

Quando inizi la ricerca per la location ti sembrerà di cadere in un labirinto senza via d’uscita. E’ normale, devi fare un respiro profondo e procedere a piccoli passi.

Prova a riflettere innanzitutto sulle seguenti domande:

  • Quante persone parteciperanno? Quelli previsti ovviamente, gli inviti non sono stati ancora mandati quindi è naturale non conoscere il numero preciso in questa fase.
  • Quando si terrà l’evento?
  • È previsto un soggiorno? Se si, di quante camere ci sarà bisogno e di che tipologia?
  • Di che tipo di spazio c’è bisogno? Una o più sale meeting? Aree espositive? Ampio parcheggio? Spazi esterni?
  • Come sarà strutturato a grandi linee l’evento? A che ora iniziano e terminano i lavori? Quanto tempo libero? Quanti coffee break? Come verrà gestita la pausa pranzo? Ci sarà una Cena di Gala con spettacolo?
  • L’evento necessita della struttura in esclusiva?

Una volta trovate le risposte a queste prime domande puoi iniziare la ricerca vera e propria. La risorsa più completa a cui affidarsi è sicuramente internet, ci sono tantissimi portali di settore che ti permettono di effettuare ricerche in base ad alcune variabili, come il numero di invitati, la città (se ne hai già una in mente), le camere ecc. oppure puoi cercare direttamente hotel, centri congressi, agriturismi.

 

"Non fare economia sul tempo in questa fase, trovare una location ricercata, che possa stupire tutti, richiede molta cura."

 

Piccolo consiglio: tieni sempre a mente chi sono gli invitati. Da dove provengono? Che mezzo utilizzano per spostarsi? La scelta della location dipende anche (o forse, soprattutto) da questo.

Fatta una prima selezione delle possibili location procedi con le richieste di preventivo e confronta poi le proposte ricevute con il foglio di budget (quello di cui ti parlavo al punto 2) per capire se le strutture scelte effettivamente sono delle opzioni valide, risposte chiare e veloci, da parte della struttura, indicano organizzazione ed attenzione alle esigenze dell’interlocutore.

Se i preventivi ti soddisfano puoi procedere con la tua scelta definitiva, non prima però di aver fatto dei sopralluoghi, in modo da vedere con i tuoi occhi gli spazi a disposizione, conoscere il team, testare la comodità nel raggiungere la struttura, e soprattutto valutare se l’atmosfera risulta in linea con l‘obiettivo del tuo evento e il tuo target, e perché no... una piccola prova menu ti aiuterà a capire meglio chi ti ospiterà.

Se vuoi avere più informazioni su come trovare la location perfetta, ti rimando a questo articolo.

 

TITOLO EVENTO

Se hai seguito fino a qui i miei consigli significa che hai già stabilito l’obiettivo, capito chi dovrai invitare e deciso data e location in cui si terrà l’evento, segnando tutto questo sul foglio del budget. A questo punto non rimane che scegliere il titolo dell’evento, può essere molto utile fare un brainstorming interno all’azienda per trovarne uno d’effetto, e scegliere anche un logo, magari facendo riferimento alla palette di colori aziendale.

Questi 6 passi permettono di impostare correttamente l'organizzazione del tuo evento. Dedica ad ognuno di essi la giusta attenzione perché la chiave del successo di un evento sta proprio nel saper gestire correttamente i tempi di ogni singola fase.

 

Ti vorrei inoltre lasciare con alcuni consigli, dei trucchi del mestiere che ho imparato sul campo, affinché tu riesca a concludere questa ardua impresa senza troppo stress.  

  • Scrivi tutto: potrà sembrarti banale, ma è l’unico modo per non dimenticare nulla. Appunta tutte le idee che ti vengono in mente, tieni sempre aggiornato il foglio del budget e non dire mai “Questo me lo ricordo!”.

  • Cerca la creatività: non c’è niente di peggio di un evento organizzato bene ma che risulta banale. Scegli una location unconventional, pensa a delle attività ricreative oltre ai coffee break, o includi attività di team building se si tratta di eventi aziendali dedicati alla persona. Insomma, dai libero sfogo alla tua fantasia per far vivere delle vere emozioni a chi parteciperà all’evento. Una location all’apparenza “spoglia” potrebbe essere personalizzabile e trasformabile per rendere l’evento realmente emozionante.

  • Affidati ad un partner esperto e crea un team aziendale interno: se è la prima volta che organizzi un evento, o comunque questo non è il tuo lavoro chiedi aiuto a qualcuno di esperto e crea un team aziendale interno che possa supportarti.

  • Promuovi l’evento: seconda del tipo di evento che stai organizzando, scegli i canali giusti per promuoverlo: social network, comunicati e conferenze stampa.

  • Non dimenticare il dopo evento: il meeting è giunto al termine, tutti se ne sono andati e tu puoi tirare un sospiro di sollievo perché tutto è andato bene, c’è solo un’ultima questione: il post-evento. Tutto quello che segue lo svolgimento dell’evento fa parte integrante dell'organizzazione, e se fatto male può incidere su tutto il lavoro svolto in precedenza, alle volte anche penalizzandolo.

    - Fai sempre una riunione con tutto il tuo staff dopo massimo 1/2 giorni
    - Fai presa sulle emozioni degli invitati per chiedere feedback, consigli, interviste subito. Far passare del tempo potrebbe alterare le opinioni
    - Raccogli le schede con i dati di valutazione dell’evento per vedere i punti di forze e forse le piccole mancanze accadute, così potrai imparare un po’ di più
    - Non dimenticare i ringraziamenti, importantissimi. Prepara già in anticipo le email da spedire a chi ha contribuito all’evento (speaker, staff, partecipanti ecc.).

 

Scarica la checklist: ti aiuterà ad avere sottomano tutti gli elementi da considerare per organizzare il tuo evento perfetto!

la guida per organizzare un evento aziendale



Autore

Tina Cimmino

Ufficio MICE
Empatica ed organizzata, saprà rendere reale ogni vostra richiesta per stupire gli ospiti dei vostri eventi.

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