I consigli per organizzare l’ECM perfetto per il settore medicale

Scritto da Susanna Consolini
il 27 novembre, 2019
| Categoria: Eventi Medico-Scientifici

Tempo di lettura: 5 minuti
Organizzare il corso o congresso ECM perfetto significa pianificare l’evento in funzione del suo obiettivo primario: la formazione. Ma comporta anche un’attenta organizzazione tecnica, una gestione sapiente del budget e la scelta della location più idonea. Eccoti qualche consiglio per organizzare e gestire al meglio un evento ECM per il settore medicale.

PIANIFICA L'EVENTO ECM PER TEMPO

Come primo consiglio ti raccomando di cominciare a pianificare l'evento dai 6 ai 12 mesi prima.

È il tempo di sicurezza minimo per poter organizzare un congresso o corso ECM con cura, considerando eventuali imprevisti e i diversi “attori” coinvolti nell'evento:

  • Ministero della Salute
  • Commissione Nazionale per la Formazione Continua
  • Regione
  • Ordini Professionali
  • Relatori/Informatori/Società scientifiche
  • Sponsor
  • Professionisti sanitari
  • Location e fornitori

Tieni conto che i tempi e l'iter di gestione degli accreditamenti ECM sono prestabiliti dal Ministero e dall'Ente accreditante, quindi richiedono il rispetto delle disposizioni di Legge in materia di scadenze e documentazioni.

evento-settore-medicoLa ricerca, la selezione ed il contatto con sponsor e relatori vanno pianificati con largo anticipo. Forse hai già un'idea dei “nomi papabili” che, se coinvolti per tempo, potranno confermare la loro partecipazione all’evento. Conoscere il numero ed il nome dei relatori e degli ospiti ti permetterà di organizzare tutto al meglio e di “pubblicizzare” il corso come una formazione ECM di alto profilo.

Lo stesso vale per la comunicazione ai partecipanti e in particolare per la selezione dei fornitori e della location: la richiesta dei preventivi, il sopralluogo alle strutture e l'organizzazione dei dettagli richiedono ricerche e attenzione, non tutte le location sono idonee ad ospitare ECM.

Oltre al budget prefissato, considera il tuo tempo come una risorsa

 

ORGANIZZA IL CORSO A MISURA DI PARTECIPANTE

Il primo obiettivo di un corso ECM è la formazione.

Questo significa che ai relatori va garantito supporto tecnologico e la massima flessibilità in funzione della loro metodologia didattica: proiezione di slide, video, ecc.

Nello stesso tempo, devi fare in modo che ogni partecipante possa seguire i corsi in modo comodo e proficuo.

Pianifica un programma dettagliato ma non troppo serrato, calcolando coffee break e tempi dilatati in funzione del numero dei partecipanti, considera inoltre eventuali sforamenti in seguito alle domande della platea. Sembrerà ovvio, ma coordinare e “muovere” 100, 200 o più persone non è come gestirne una dozzina. Per la gestione e accoglienza di relatori e ospiti, prevedi quindi un adeguato personale, per numero e formazione.

Orientati verso sale meeting che permettano la fruizione dei contenuti a tutti, anche a chi è seduto in ultima fila, e dotate di sedie con appoggi per pc o per appunti, considera il setup della sala a banchi scuola, si tratta sempre di formazione!

Pensa al prima, durante e dopo evento, mettendoti nei panni dei relatori e dei partecipanti.
La location è facilmente raggiungibile? È dotata di adeguati parcheggi? È previsto un servizio di catering o ristorazione in loco? È possibile il pernottamento in struttura (soprattutto per gli eventi ECM su più giornate)?

Come vedi, sono molti i fattori da considerare. Per non lasciare nulla al caso, ecco la nostra check list per organizzare un evento perfetto, in ogni dettaglio.

Scarica la checklist per organizzare il tuo evento

 

SCEGLI UNA LOCATION ECM FUNZIONALE

Chi è esperto nell'organizzazione di corsi ECM, sa che la location va scelta in base alla funzionalità, oltre che alla capienza e ricordati che esistono limitazioni nella scelta della struttura per:

  • numero di stelle
  • servizi disponibili
  • location
  • periodi dell’anno

Già nell'ingresso, è di estrema utilità disporre di un'ampia area accoglienza, dotata di controllo accessi elettronico per consentire la registrazione veloce e conforme alle richieste ministeriali. La presenza di hostess preparate contribuirà ulteriormente a evitare la ressa o le lunghe attese, così come il posizionamento di pannelli con le indicazioni delle sale e del programma dell’evento.

Un'area accoglienza con lettori laser per badge consente la registrazione veloce e conforme alle richieste ministeriali

sala-1

Ti consigliamo vivamente di orientarti verso centri congressi con spazi flessibili e modulari, che verranno destinati a salette per la formazione specifica o aule per gli esami ECM.

Nell'inspection alle strutture, verifica la predisposizione intelligente degli ambienti: l'area break deve essere in prossimità alla sala, i punti di passaggio abbastanza ampi e strutturati in modo da permettere il movimento ordinato dei partecipanti, le indicazioni per gli spostamenti delle persone ben indicati.

 

 

FATTI AFFIANCARE DA UN TEAM CON ESPERIENZA

L'ultimo consiglio, forse il più importante, è quello di farti affiancare già dall'inizio da un team con esperienza nell'organizzazione di eventi ECM, è obbligatorio affidare l’organizzazione dell’evento ad un ECM Provider accreditato. Scegliere di realizzare l’evento in una location che ha già ospitato corsi simili significa affidarsi ad un team interno che conosce le particolarità operative dell’ECM di successo.

Sarà un validissimo supporto per la corretta pianificazione della/e giornata/e formativa, per la gestione oculata del budget e per l'organizzazione tecnica e logistica dell'evento.

Ti affiancherà nelle pratiche burocratiche, nella selezione dei fornitori e nei contatti con gli sponsor, nell'invito ai relatori e nella comunicazione ai professionisti sanitari.

Saprà consigliarti al meglio per la stesura del programma e soprattutto saprà prevenire e gestire eventuali imprevisti o intoppi.

In altre parole, farà in modo, insieme a te, di organizzare e realizzare l'evento ECM perfetto.

Se vuoi avere un'idea più completa prima di organizzare l'evento, scarica la nostra checklist.

la guida per organizzare un evento aziendale



Autore

Susanna Consolini

Ufficio MICE
E’ curiosa ed adora camminare con il suo cane Gemma in mezzo alla natura, chissà quanti passi fa seguendovi in ogni vostro evento.

VEDI I POST DELL’AUTORE >

Categoria: Eventi Medico-Scientifici



Hotel Parchi Del Garda

Ogni evento, un'autentica esperienza

È la nostra filosofia. Da noi troverai un Congress Center esclusivo sul Lago di Garda: grandi spazi, moderni e funzionali, una location ricercata, servizi su misura e professionalità ai massimi livelli, per i tuoi eventi di ogni tipologia e dimensione.

  • 6 sale congressi personalizzabili e brandizzabili con luce naturale e 3 break-out rooms
  • Sala plenaria con capienza fino a 800 posti
  • Foyer e sale per incontri
  • Hotel room per ospitare fino a 700 invitati
  • Un ricco ventaglio di soluzioni post-congress
  • Un team di Event Designer per curare ogni aspetto organizzativo