Post evento: i passi da compiere al termine di un evento aziendale

Scritto da Carlotta Fiorio
il 5 febbraio, 2020
| Categoria: Congressi, Seminari, Eventi Fieristici

Tempo di lettura: 4 minuti
Post evento, tempo di relax? Non proprio. Anche se l'evento aziendale è stato un successo e tutto si è svolto per il meglio, restano da compiere alcune attività importanti, a livello contabile e logistico. Scopri quali.

CONTEGGI POST EVENTO: SERVIZI EFFETTIVI E FATTURAZIONE

In fase di pianificazione evento, hai investito molto nel rispettare il budget. Hai richiesto preventivi dettagliati e hai scelto la location per eventi con i servizi e i costi più idonei alle tue esigenze.

Al termine dell’incontro occorre assicurarsi che i conteggi siano accurati.

Tra le attività post evento da effettuare con grande attenzione, c'è sicuramente la verifica della corrispondenza tra gli importi segnalati dalla struttura e quanto indicato dalle voci di preventivo – si tratta di soldi dell’azienda di cui rendere conto. 

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Per questo risulta fondamentale che ogni eventuale modifica al preventivo sia stata registrata in itinere e che i dati di fatturazione siano correttamente aggiornati.

Una delle più importanti task durante un evento aziendale è proprio tenere nota di TUTTE le variazioni rispetto a quanto stabilito da contratto, quali ad esempio le differenze relative a:

  • Numero di camere/ospiti
  • Presenze ai pasti
  • Servizi tecnici aggiuntivi nelle sale
  • Extra: fiori, fotocopie, vini, cadeaux, ecc.
  • Modifiche o aggiunte di transfer
  • Il controllo e l’ottimizzazione dei beni e servizi erogati durante l'evento
  • L'organizzazione della logistica per gli ospiti dell'evento aziendale e per le merci
  • La movimentazione della merce e il suo ritiro, con personale dedicato on site
  • Il “recupero” degli oggetti dimenticati in Hotel
  • La rendicontazione finale e la fatturazione

 

Apost_evento_bvere un Team aziendale già creato, che aiuta a tenere traccia delle modifiche durante i lavori, è molto importante. I tempi stretti ed il controllo su ogni aspetto delle attività, spesso impediscono di essere presenti ovunque, soprattutto quando le varie richieste avvengono contemporaneamente od in luoghi diversi della struttura, ad esempio: organizzare, e annotare, un transfer aggiuntivo mentre si stanno gestendo gli ospiti già arrivati e uno dei relatori richiede assistenza per un inconveniente tecnico…

Una location con un Team Interno dedicato agli eventi, affianca e supporta gli organizzatori nel risolvere gli imprevisti, le esigenze sopraggiunte convergono ad un unico interlocutore che può gestirle al meglio contattando di volta in volta le diverse figure coinvolte. Il Team Eventi interno aiuta così l’organizzatore dell’evento a rispondere in modo adeguato e tempestivo alle nuove esigenze ed a tenere traccia delle stesse.

La collaborazione tra i due team permette di rendere ogni evento un successo e di diminuire le contestazioni durante i conteggi finali.

Al termine dell’evento la location invia i conteggi finali all’organizzatore e, se corretti, procede con l'emissione della fattura di saldo, che sarà regolata secondo il contratto sottoscritto.

 

EVENTO AZIENDALE: LOGISTICA, RITIRO E RECUPERO MATERIALE

Ogni evento richiede di trasferire e movimentare materiali diversi, per peso, dimensioni e caratteristiche.

Il Team Eventi Interno alla location è un supporto fondamentale per la preparazione della merce ed il suo ritiro, vi sono molte operazioni da eseguire prima che il materiale possa essere ritirato:

  • La catalogazione e la verifica della merce imballata
  • La disponibilità della struttura a movimentare il materiale
  • Il coordinamento del trasporto
  • Il controllo del ritiro da parte dell'azienda dei componenti per l'allestimento e degli oggetti utilizzati per l'esposizione con mezzo aziendale o corriere

Un altro supporto del Team Eventi a fine evento è la gestione degli eventuali oggetti smarriti.

Può capitare che alcuni partecipanti smarriscano o dimentichino oggetti personali, soprattutto se l’evento si è svolto in un Centro Congressi all’interno di un Hotel. il Team Eventi, anche in questo caso, coordina il recupero, l’impacchettamento e la spedizione degli oggetti dimenticati.

 

L'ASSISTENZA POST EVENTO DEL CENTRO CONGRESSI DI HOTEL PARCHI DEL GARDA

Il Centro Congressi di Hotel Parchi del Garda è una struttura con grande esperienza nella gestione di eventi aziendali e sa quanto sia importante affiancare gli organizzatori durante ogni fase.

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Il Team Eventi Interno è in costante contatto con gli organizzatori per raccogliere e segnalare opportunamente ogni modifica di rilievo, da un cambio nelle prenotazioni a un intervento tecnico non previsto. Ovviamente, tenendo traccia delle variazioni nei costi.

L’esperienza del Team Eventi interno anche nel post evento affianca l’organizzatore ed è un aiuto fondamentale per:

  • Il controllo e l’ottimizzazione dei beni e servizi erogati durante l'evento
  • L'organizzazione della logistica per gli ospiti dell'evento aziendale e per le merci
  • La movimentazione della merce e il suo ritiro, con personale dedicato on site
  • Il “recupero” degli oggetti dimenticati in Hotel
  • La rendicontazione finale e la fatturazione

Perfetto! L’evento è finalmente finito ed è stato un vero successo. Ora puoi pensare ad organizzare il prossimo.

Ti serve aiuto per organizzare il tuo evento? Vieni a conoscere il nostro team! 

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Autore

Carlotta Fiorio

Ufficio MICE
La sua passione per la moda la rende sempre innovativa, con uno sguardo attento ad ogni dettaglio che definisce con stile ed eleganza.

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