Le principali tipologie di eventi aziendali

Scritto da Serena Celano
il 3 novembre, 2017
| Categoria: Eventi Aziendali

Come si organizza un evento aziendale che funzioni e che sia perfetto? Ogni tipologia di evento ha una serie di “regole” precise e questo comporta una molteplicità di fattori da considerare affinché il risultato sia un successo.

Gli eventi aziendali sono una leva di comunicazione in forte crescitaUsati sempre di più da aziende, brand e associazioni con diversi obiettivi, possono essere classificati secondo svariati criteri: dimensione, scopo, target ecc... 

Vediamo insieme alcuni degli eventi più frequenti, la loro definizione e una serie di elementi che dovresti considerare o domande che dovresti porti quando ne stai organizzando uno.

 

CONVENTION

È un incontro destinato a diverse realtà aziendali (personale interno e agenti) con il possibile coinvolgimento dei clienti.

L’obiettivo è presentare le novità dell’azienda, in termini di prodotti/servizi e strategia per un allineamento di tutta la struttura aziendale e per creare consenso. La durata può essere di più giorni, abbinata a un viaggio e/o soggiorno come forma di incentive.

 

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Da considerare:

  • La location è sufficientemente spaziosa per ospitare il numero elevato di invitati?
  • Hai a disposizione tecnologia all’avanguardia?
  • È fondamentale per questo tipo di evento, che si ripete negli anni, creare un’esperienza d’impatto, diversa rispetto alle precedenti.

 In questo articolo

ECM

Educazione Continua in Medicina, sono convegni/congress dedicati per l’appunto al mondo della medicina. Sono caratterizzati da programmi strettamente formativi e non prevedono attività ricreative o post congressuali. Anche in questo caso il numero di partecipanti è di solito molto elevato.

 

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Da considerare:

  • Spazi per expo sponsor
  • Utilizzo di più sale in contemporanea
  • Gadget
  • Coffee break
  • Desk accreditamento
  • Traduzione simultanea
  • Momento per valutazione dell’apprendimento.

 

EXPO

Le esposizioni hanno il principale obiettivo di presentare prodotti e/o servizi ad un’audience di invitati per indurli all’acquisto. Possono riguardare sia il mercato trade che quello consumer.

 

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Da considerare:

  • Spazi flessibili per stand e momenti di ristoro
  • Utilizzo di molta energia
  • Location con spazi neutri perché sono quelli maggiormente versatili e personalizzabili.

 

EVENTO PER LANCIO PRODOTTI

Quando un nuovo prodotto o servizio del portafoglio aziendale ha bisogno di un’attenzione specifica e una presentazione personalizzata prima di essere inserito sul mercato risulta molto utile organizzare questo tipo di evento.

Grazie ad esso è possibile, infatti, presentare non solo il prodotto o servizio in se ma anche la filosofia che ci sta dietro, il modo produttivo, le caratteristiche distintive rispetto alla concorrenza.

Il target possono essere sia il settore consumer ma anche la forza vendita insieme ai key clients in modo da allineare tutti sulle novità.

 

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Da considerare:

  • Non ci devono essere altri eventi in contemporanea? Serve la struttura in esclusiva?
  • Servono spazi modulabili, sottosalette, sale per incontri face to face?
  • Occorre parcheggio – lancio auto – comodità a stazioni di servizio?

 

Hai già in mente il tipo di evento? Abbiamo preparato una checklist che ti guiderà in tutte le fasi dell'organizzazione:

la guida per organizzare un evento aziendale

 

FESTIVAL

I festival sono eventi particolari, dedicati principalmente ad un tema unico centrale che si sviluppano in più giornate e comprendono diverse conferenze, show, workshop (anche in contemporanea).

Da considerare:

  • Servono sale per accogliere contemporaneamente tutti i partecipanti?
  • Servono spazi expo per gli sponsor?
  • Servono più sale per incontri di approfondimento?
  • Esiste un calendario di conferenze suddiviso in diverse sale?
  • Spazi ristorativi adeguati per accogliere in contemporanea tutti i delegati, oppure scaglionare i pasti?
  • Area expo-conferenze con servizio bar?

 

FIERE

Le fiere sono momenti in cui fornitori, produttori e clienti si incontrano. Mentre in passato questi eventi erano dedicati quasi esclusivamente alla vendita, ora l'approccio è di tipo “partner-oriented”, si cerca infatti di costruire il proprio network di relazioni.

Da considerare:

  • Spazi espositivi adeguati?
  • Aperta a tutti, anche solo per un periodo limitato?
  • Struttura facilmente raggiungibile con spazi per il parcheggio?

 

Una formula segreta per qualsiasi tipo di evento

Come vedi alcuni elementi sono comuni a più tipologie di eventi, potresti allora chiederti se esiste una strategia unica che garantisca massima efficienza qualsiasi sia il tipo di evento da organizzare.

 

"È da tantissimi anni che lavoro in questo campo e posso assicurarti che ogni singolo evento è unico, non importa se il convegno, o la fiera o il festival che devi organizzare si ripete di anno in anno: non sarà mai uguale al precedente."

 

Ti posso suggerire però 3 consigli che si sono rivelati molto utili per tutti gli eventi che ho organizzato:

  • Scegliere un Hotel con Centro Congressi interno per il proprio evento permette di ottimizzare i tempi tra le attività di evento vero e proprio e quelle di convivialità o relax. Si evitano i ritardi e le complicazioni dei transfer e degli spostamenti, soprattutto nei periodi invernali.
  • Ti consiglio di arrivare in struttura, insieme al team che ti ha aiutato nell'organizzazione, un giorno o due prima dell’arrivo degli ospiti. Avrai tempo e modo di interagire con i referenti in struttura, conoscere la location, organizzare tutto nei dettagli e fare il check degli aspetti già organizzati e predisposti, comunicare al referente eventuali imprevisti dell’ultimo minuto o cambi di programma/set up sale.
  • Fai riferimento solo al tuo referente in struttura per evitare disguidi e dimenticanze nel passaggio del messaggio.
  • Infine, quando cerchi la location per il tuo evento, devi considerare per prima cosa l’obiettivo dell’evento e quindi il target; la stessa location, per quanto bella ed esclusiva, non è adatta infatti a qualsiasi evento (qui ti parlo di come scegliere la location perfetta). 

Scarica la checklist: ti aiuterà ad avere sottomano tutti gli elementi da considerare per organizzare il tuo evento perfetto!

 

la guida per organizzare un evento aziendale

 



Autore

Serena Celano

MICE Manager
Puntuale ed organizzata è sempre attiva, passa in gran velocità da un evento all’altro con professionalità e passione.

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