Scegliere la location perfetta per un meeting aziendale

Scritto da Susanna Consolini
il 2 novembre, 2017
| Categoria: Eventi Aziendali

Quali sono gli 8 punti che devi considerare quando scegli la tua location? Segui i nostri consigli per non tralasciare nessun dettaglio e conquistare il "wow" dei tuoi ospiti!

La scelta della location è sicuramente una delle attività più importanti, ma anche una delle più difficili del meeting planner.

Che si tratti di un evento dedicato esclusivamente ai membri dell’azienda, un convegno di settore, un workshop o altro, una delle prime domande che ci si pone è proprio dove organizzarlo.

Come ho spiegato in questo articolo, la scelta della location non può prescindere dal contesto: obiettivi, target e budget, e dunque va presa in considerazione solo dopo aver definito gli altri punti essenziali per l'organizzazione dell’evento.

Vediamo le informazioni più importanti da conoscere prima di procedere con la scelta della location e in base a cosa sceglierla.

 

NUMERO DI PARTECIPANTI

La scelta della location dipende, in primo luogo, dal numero di partecipanti e di conseguenza dalla capienza. Cercare una sala meeting con una capienza di 1000 persone (puoi approfondire leggendo quest'altro post ) ha necessità logistiche completamente diverse che cercarne una per 50 persone.

 

"Non conosci il numero preciso dei partecipanti? Scegli una location dove ci sia la possibilità di utilizzare allestimenti e spazi versatili, in modo da poter modificare sala e set up a seconda dell'afflusso e delle necessità."

 

NUMERO DELLE SALE E NECESSITÀ DI PERNOTTAMENTO

Qual è l’obiettivo dell’evento? Quanti interventi sono in programma? Sono previsti interventi o attività in contemporanea? Qual è la durata dell’evento? C’è necessità di pernottamento?

 

camera

Rispondere a queste domande ti permette di capire il numero di sale ed eventualmente il numero di camere necessarie. Ricordati a questo punto di considerare anche gli spazi ristorativi, nel caso di un evento con un numero di partecipanti elevato, ad esempio, è consigliabile avere più spazi dedicati al coffee break in modo da evitare code, ritardi nella programmazione e di conseguenza invitati non soddisfatti.


Troppe cose da ricordare?
Abbiamo preparato per te una checklist proprio per non dimenticare nulla:

la guida per organizzare un evento aziendale

 

BUDGET

Tieni sempre a mente la fascia budget dell’evento. Ricordati che si possono fare grandi cose anche con un budget poco sostanzioso, l’unico vero limite è la creatività e la capacità di ottimizzare i vari aspetti

 

POSIZIONE

La posizione della location è una variabile da non sottovalutare, in particolar modo va considerata la vicinanza ad autostrade, aeroporti, stazioni ferroviarie. La struttura scelta dovrebbe trovarsi in un luogo che sia un crocevia, in modo da renderla facilmente raggiungibile da tutti ed avere parcheggi adeguati.

 

LOCATION UNCONVENTIONAL

Stupire ed emozionare sono le parole d’ordine per un evento di successo, un evento che possa trasformare una o più giornate di lavoro in qualcosa di piacevole. Abbandona i classici schemi del Centro Congressi e dai sfogo e spazio alla fantasia

 

"Ricordati di tenere sempre d’occhio il budget che hai a disposizione:  ti aiuterà a fare ordine tra tutte le location che hai selezionato"

 

Ad esempio, se stai organizzando un evento aziendale alla forza vendita e questa opera principalmente nel Nord Italia probabilmente dovrai rinunciare alla meravigliosa masseria trovata in Puglia perché i costi di trasporto risulterebbero eccessivi.

Il successo sta nel saper calare la propria idea in qualcosa di realizzabile, creando qualcosa che possa stupire. Con cosa sostituire quindi la masseria? Una location storica, uno chalet di montagna nelle Alpi, un hotel in riva al lago.

UFFICIO EVENTI DEDICATO

Organizzare eventi non è la tua principale attività lavorativa? Quando cerchi la location assicurati di trovare una struttura con un ufficio eventi interno. È più vantaggioso rispetto ad meeting planner esterno perché:

  1. conosce molto bene la struttura
  2. conosce la zona
  3. ha molta esperienza nell'organizzazione di eventi e quindi sa gestire al meglio eventuali imprevisti
  4. ti è accanto costantemente, perchè nella stessa location con te

 

TONE OF VOICE

Chiedi sempre la possibilità di fare dei sopralluoghi, non solo per controllare gli aspetti logistici ed organizzativi ma anche per capire se la struttura rispecchia il tone of voice dell’evento e se c’è la possibilità di personalizzarla o prenotarla in esclusiva. Un’inspection ti permetterà anche di conoscere di persona lo staff della struttura e capire l’atmosfera “che si respira”.

 

 ATTIVITÀ POST-CONGRESS

Dopo una giornata intensa dedicata ad un convengo o un evento aziendale, potrebbe essere davvero molto apprezzato da parte dei partecipanti un’attività post-congress, per rilassare la mente e recuperare le forze, come cene di gala, escursioni, degustazioni, spettacoli, intrattenimento, ecc. O, in alternativa, se l’evento è dedicato solo alle risorse interne all’azienda, potresti pensare ad attività di team building.

 

team_building_eventi.jpg

È evidente come sia di fondamentale importanza la scelta della location anche in questo caso, ed in particolar modo il contesto, nel caso in cui tu voglia organizzare attività esterne alla struttura.

 

Scegliere la location giusta significa trovare la sede con i requisiti adatti al tuo evento, maggior è il numero di informazioni che hai a disposizione quando chiedi la disponibilità della struttura e maggiori sono le possibilità di trovare ciò di cui hai bisogno in poco tempo.

Scarica la checklist: ti aiuterà ad avere sottomano tutti gli elementi da considerare per organizzare il tuo evento perfetto!

 

la guida per organizzare un evento aziendale 

 



Autore

Susanna Consolini

Ufficio MICE
E’ curiosa ed adora camminare con il suo cane Gemma in mezzo alla natura, chissà quanti passi fa seguendovi in ogni vostro evento.

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Categoria: Eventi Aziendali



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