Quali servizi sono indispensabili per organizzare un grande evento

Scritto da Maria Vittoria Tortella
il 29 ottobre, 2019
| Categoria: Servizi congressuali, Congressi, Seminari, Eventi Fieristici

Tempo di lettura: 4 minuti

L’organizzazione di qualsiasi evento richiede una pianificazione dettagliata, un coordinamento del lavoro di squadra ed un budget adeguato. Gli eventi di grandi dimensioni richiedono alcuni accorgimenti particolari, indispensabili per la loro buona riuscita.


A supporto di ogni fase del processo organizzativo è indispensabili il confronto continuo con i referenti della location scelta e l’utilizzo di una serie di servizi in loco per il successo dell’evento.

La bella location non è sufficiente per realizzare un grande evento, le caratteristiche della sede della convention devono essere adeguate allo scopo: dalle sale meeting agli spazi comuni, dai servizi tecnologici alla facilità di raggiungerla.
Vediamo alcuni tra i servizi più importanti.

I servizi indispensabili per realizzare un grande evento

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Che si stiano pianificando dei corsi di formazione per i dipendenti di un’azienda o delle conferenze a cui parteciperanno tantissime persone provenienti da tutto il mondo, per soddisfare appieno le esigenze dei partecipanti è indispensabile scegliere una struttura che disponga di:

1. Sale e spazi interni personalizzabili - Prima di prenotare la struttura è fondamentale accertarsi che questa disponga di:

  • adeguati spazi interni, in cui collocare la segreteria organizzativa od il solo il desk per l’accoglienza e la registrazione dei partecipanti,
  • sale attrezzate, sufficientemente ampie e luminose, da personalizzare per il tipo di evento che si sta organizzando e dal numero di persone che vi parteciperanno.

2. Pernottamento - Un grande evento che dura due o più giorni implica la necessità di provvedere alla sistemazione dei partecipanti per la notte. La prima cosa da fare, dopo aver definito il numero esatto degli ospiti, è verificare la disponibilità delle varie strutture alberghiere e selezionare quelle che mettono a disposizione diverse tipologie di camere d’hotel, da quelle standard da destinare allo staff alle suite da riservare agli special guest, l’ideale sarebbe avere le camere collocate nella stessa location in cui si svolge l’evento. Riuscire a far pernottare tutti gli ospiti nella stessa struttura può rivelarsi la soluzione vincente in termini di praticità: sia per gli organizzatori, sia per i partecipanti che possono ridurre il tempo ed il budget destinato agli spostamenti, ottimizzando la propria pianificazione giornaliera.

3. Servizi di ristorazione – Durante i grandi eventi, i momenti di pausa diventano l’occasione unica per il confronto tra i partecipanti, in un clima di conviviale serenità. Un paio di coffee break, quindi, non sono sufficienti. Aperitivi, lunch e dinner, sia seduti che in piedi (standing) si dimostrano l’idea originale per offrire agli ospiti uno speciale momento di condivisione informale. Al termine dell’evento una cena di gala contribuisce a imprimere un ricordo positivo ai partecipanti. Il team organizzativo deve quindi ricercare e selezionare con largo anticipo i servizi ristorativi offerti e prediligere le strutture dotate di ampi spazi, adeguati al numero di ospiti previsti. È molto importante che i servizi di ristorazione e banqueting siano anche flessibili per potere fare fronte ad eventuali ospiti dell’ultimo minuto.

4. Grandi spazi esterni – Per offrire agli ospiti un’esperienza completamente coinvolgente, perché non orientarsi verso strutture caratterizzate da grandi spazi esterni, parchi e giardini? Le aree verdi sono ideali per il relax degli ospiti durante le sessioni di lavoro e per aperitivi o cene all’aperto. Si possono alternare così attività collaterali, non solo in aula, o team building.

La tecnologia al servizio di un grande evento

L’aspetto tecnico è il cuore pulsante di ogni evento. L’intera macchina organizzativa non può funzionare al meglio senza un valido supporto tecnico. Per questo, ai fini della perfetta riuscita di un grande evento, è indispensabile disporre in loco di uno staff tecnico preparato, capace di fornire assistenza in ogni momento.

Il personale specializzato interno può avere un ruolo centrale durante la fase di allestimento delle sale, ad esempio durante la realizzazione dei collegamenti audio-video-rete internet e può rispondere in maniera tempestiva, gestendo eventuali imprevisti e inconvenienti dell’ultimo minuto.

Quando si organizza un evento con un grande numero di partecipanti è importante scegliere una struttura che offra un’ampia gamma di servizi extra ai quali attingere sulla base delle proprie necessità. Un team dedicato, anche interno alla location scelta, col quale interfacciarsi durante l’organizzazione di un grande evento è fondamentale per ricevere suggerimenti e supporto adeguato rispetto a servizi personalizzati, come il noleggio di attrezzature specializzate, le cabine per la traduzione simultanea, lo streaming video, riprese e registrazioni audio – video e lavorazioni digitali.

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Autore

Maria Vittoria Tortella

Ufficio MICE
I suoi viaggi sono mete lontane, dinamica e sempre pronta nel seguirvi con passione in ogni vostro evento.

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