Servizi ristorativi: tutto quello che c'è da sapere

Scritto da Tina Cimmino
il 7 novembre, 2017
| Categoria: Ristorazione Congressuale

Devi organizzare un evento? Sei alle prese con la scelta della location e dei fornitori? Hai mille cose da organizzare e non sai da dove iniziare? In questo articolo ti voglio svelare tutti i segreti di una parte fondamentale di qualsiasi evento: i servizi ristorativi.

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Vediamo innanzitutto le diverse tipologie di servizi ristorativi e soprattutto qual è il miglior momento per organizzarli.

 

Welcome cocktail

Proprio come dice il nome si tratta del cocktail di benvenuto. È il momento adatto per incontrare ed accogliere gli Ospiti.

La criticità principale sta nel fatto che gli invitati arrivano un po’ alla volta, chi in anticipo, chi in ritardo e per questo la soluzione migliore è ovviamente il buffet, in modo che le persone si possano servire da sole a mano a mano che arrivano.

Si può allestire con o senza tavolini e può prevedere pasticceria sia dolce che salata, a seconda del tipo di evento e dell'orario.

 

Cena di benvenuto

Questo è il momento in cui i partecipanti all’evento si incontrano, spesso per la prima volta, e scambiano esperienze. È particolarmente importante nei meeting di tipo incentive, ovvero dedicati alla forza vendita.

Le cene in questo caso possono costruire a quello che è l'obiettivo principale: motivare i collaboratori e creare spirito di squadra.

 

Coffee break mattutini e pomeridiani

Il nome non deve indurre in errore, qui non si tratta semplicemente di offrire del buon caffè, lo si deve accompagnare da qualcosa di leggero ma saziante che possa placare lo stomaco fino al pranzo/cena di lavoro ma che non appesantisca, non vogliamo di certo che gli invitati si addormentino durante l'evento! È una pausa, dolce o salata, per ricaricare le batterie e fare in modo che gli ospiti non perdano la concentrazione.

 

"Se ci sono più di 50 persone non sono sufficienti 15 minuti di pausa, ne dovresti considerare almeno 30"

 

A seconda del numero di persone presenti devi organizzare i tempi per evitare che gli invitati perdano tempo in coda e per fare in modo che ognuno abbia la possibilità di fare una pausa degustando il proprio caffè. Ad esempio, se ci sono più di 50 persone non sono sufficienti 15 minuti di pausa, ne dovresti considerare almeno 30 e questo, ovviamente, si ripercuote su tutto il programma.

 

Un pranzo di lavoro veloce

Si parla proprio di light lunch per evidenziare la caratteristica principale che dovrebbe avere questo servizio ristorativo.

Può essere sia a buffet che servito, in quest’ultimo caso è composto da massimo 4 portate (primo, secondo, contorno e frutta/dessert). Questo momento di pausa serve per riordinare le informazioni ricevute durante il meeting, è un momento di confronto e conoscenza reciproca.

Quando si sceglie il menu si deve fare particolare attenzione a selezionare le pietanze corrette per non rischiare di appesantire gli ospiti. Se invece è previsto il buffet, devi considerare i tempi per la distribuzione – generalmente è consigliabile prevedere un buffet ogni 150 persone servito da due camerieri, così da non costringere le persone ad accalcarsi; deve essere un momento di relax per ricaricare le forze.

 

Cene in struttura o in esterno

A seconda dello scopo dell’evento e della durata, si può organizzare una cena a buffet, più informale, o servita. In questo caso ti consiglio di scegliere una location ed un menu unconventional, come una sala grande che possa essere personalizzata con lo stesso mood dell’evento e, ad esempio, un menu con prodotti locali.

Non si deve mai sottovalutare l’importanza del mangiar bene in un meeting, anche se aziendale.

 

Cena di Gala con spettacolo

Il miglior momento per organizzare questo tipo di cena è sicuramente l’ultima sera, per contribuire a lasciare un ricordo piacevole dell’esperienza appena conclusa.

La location perfetta per una cena di gala dipende dal tipo di evento che hai organizzato e dalle persone invitate, in base a questo si può quindi decidere se procedere con una cena più classica o moderna. Se è in programma ricordati sempre di specificarlo nell’invito così da non cogliere impreparati gli invitati indicando anche il dress code. I due principali errori da evitare quando si decide di organizzare una cena di gala sono sicuramente la scelta sbagliata della location e del menu.

 

"Se è in programma una cena di gala ricordati sempre di specificarlo nell’invito indicando il dress code adeguato."

 

Nel primo caso presta particolare attenzione a quanto appena detto ma anche al mood di tutta la struttura e se preferisci opta per un ambiente completamente personalizzabile. Nel secondo caso invece il consiglio che ti do è quello di parlare sempre con lo chef, fatti consigliare sulle tue scelte, ad esempio il pesce è un piatto molto raffinato e adatto a questo tipologia di cena ma è probabilmente la scelta sbagliata se il numero di invitati è molto elevato, così come tanti altri piatti.

Un ultimo suggerimento, preferisci sempre il servizio al tavolo invece del buffet, poco adatto ad una cena di carattere formale.

 

Ti lascio infine alcuni spunti, delle considerazioni, a cui forse non hai pensato, ma che sono fondamentali quando si organizzano i servizi ristorativi:

  • Prevedi sempre regimi dietetici particolari, intolleranze, allergie alimentari e alternative vegetariane o vegane. Hai due opzioni per risolvere questo “problema”: se hai la possibilità ti consiglio di chiedere sempre anticipatamente ai partecipanti segnalazioni particolari sui menu oppure, se questo non è possibile, seleziona un menu che possa comprendere il maggior numero di portate non a rischio. Cerca di definirlo il prima possibile e soprattutto non pensare di risolvere il problema il giorno stesso – gestire la richiesta di piatti speciali, diversi rispetto a quelli previsti, può intralciare il lavoro e la resa complessiva di tutto il pranzo o la cena.
  • I servizi ristorativi che scegli devono avere un “percorso ascendente” nel gusto e nella complessità per lasciare un ricordo indimenticabile dell’evento, non si organizza mai una Cena di Gala la prima sera e non si prenota un “misero” buffet nell’ultima giornata.
  • Scegli il menu in base ai partecipanti, alla loro cultura e alle loro tradizioni, e tieni presente anche il periodo dell’anno. Non sceglier le portate in base a ciò che è buono e a ciò che piace a te, pensa sempre a chi dovrà gustare quelle portate.
  • Scegli e contatta i fornitori con largo anticipo, oppure, se ti affidi alla struttura ospitante anche per questo servizio comunicaglielo fin da subito. E riserva a questo servizio il corretto budget, come ben sappiamo il cibo rappresenta il massimo momento di convivialità di qualsiasi evento.  

 

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Autore

Tina Cimmino

Ufficio MICE
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