Sopralluogo della location - 7 consigli per un'efficace site inspection

Scritto da Susanna Consolini
il 5 marzo, 2020
| Categoria: Servizi congressuali, Eventi Aziendali, Lago di Garda

Tempo di lettura: 6 minuti

Il sopralluogo alla location è un passo fondamentale per la scelta di uno spazio eventi. Visitare di persona e “toccare con mano” l'offerta di una struttura permette di rendersi conto di dettagli spesso sottovalutati. Ecco 7 preziosi consigli per un efficace sopralluogo.


Nell'organizzazione di un evento, il sopralluogo alla location è una tappa obbligatoria. Le valutazioni generate, durante la fase organizzativa, dalla visita al sito internet, lo scambio di mail o le telefonate con i referenti, trovano conferma o smentita durante la site inspection.

Vedere “dal vivo” la struttura e il territorio circostante, rendersi conto degli spazi disponibili e dei servizi offerti, ti aiuta a valutare quanto e se le proprie idee possono concretizzarsi nello spazio visitato.

Il sopralluogo è anche l'occasione perfetta per stabilire un dialogo diretto con il team eventi o con il referente dello spazio congressuale, confrontandosi e raccogliendo suggerimenti utili per la buona riuscita dell'evento.

Ecco quindi 7 consigli per una visita efficace, accurata e proficua alla location!

1 - VERIFICA LE INFRASTRUTTURE E I PARCHEGGI

Premessa. Uno spazio per eventi facile da raggiungere – con ogni mezzo, pubblico o privato – è la prima condizione per garantire ai partecipanti un arrivo senza stress ed essere subito pronti per iniziare i lavori.

La site inspection comincia all'arrivo in struttura.

Indipendentemente dall'affluenza di pubblico prevista, è sempre bene orientarsi verso location con ampi parcheggi, verificando:

  • il numero effettivo e gratuità dei posti auto – coperti e all'esterno
  • l'accessibilità per i bus dei transfer
  • la presenza di ulteriori aree parcheggio in zona
  • la facilità nel raggiungere la location da parcheggi distanti, stazioni ed aeroporti.

Ampi spazi esterni consentono l'esposizione di grandi mezzi e attrezzature. Aspetto di enorme rilievo per il settore automotive.

Per un evento brandizzato è fondamentale potere personalizzare anche l'area esterna con vele o loghi. Essere accolti all’evento dal brand aziendale, dopotutto, è sempre di grande effetto.

2 – ORGANIZZA AL MEGLIO L’ACCOGLIENZA

Un'accoglienza efficiente indica una buona organizzazione ed influisce molto sulla percezione dei partecipanti: è indispensabile per un inizio positivo di tutti gli eventi.

Il pubblico va “guidato” verso l'area congressuale, assicurati quindi che si possano posizionare frecce o totem con indicazioni e che il centro congressi sia adeguatamente flessibile per ospitare l'evento programmato. Il supporto del referente in loco ti aiuterà a valutare adeguatamente l'assistenza necessaria in termini di personale.

Durante la visita alla struttura, confrontati con il responsabile per il possibile posizionamento di desk dedicati nella zona ricevimento/accredito: prevedi un servizio di hostess, guardaroba e l’eventuale consegna di welcome kit/letter.

Nel caso di centro congressi in hotel, è bene pianificare i tempi di registrazione al check-in in modo efficace, per evitare lunghe attese nell’assegnazione delle camere.

3 - VALUTA CON ATTENZIONE SALE E SPAZI COMUNI

La flessibilità e la modularità delle sale e degli spazi della location sono fondamentali per creare un evento tailor made.

centro congressi lago di garda

Ecco alcune delle domande da rivolgere ai responsabili della struttura durante la site inspection:

  • quali e quante sale meeting sono presenti?
  • qual è la dotazione tecnica delle sale meeting?
  • quali set up delle sale e degli spazi sono possibili rispetto alla capienza?
  • gli spazi possono essere modulati con pannelli divisori?
  • il centro congressi è dotato di spazi comuni, di aree per il coffee break e di eventuali facilities aggiuntive: es. piscina, giardino, terrazze ecc.?

Non sottovalutare inoltre la capacità logistica della location.

Le sale devono essere accessibili con grandi attrezzature, allestimenti particolarmente ingombranti e, in alcuni casi, veicoli.
Assicurati, infine, che la struttura sia organizzata per offrire assistenza in fase di ricezione, di stoccaggio e di presa della merce al termine dell’evento.

4 – VISITA L'HOTEL

Anche per gli eventi di una sola giornata, può essere necessario prevedere formule di pernottamento, soprattutto per gli ospiti importanti.

Un hotel con spazi congressuali è senza dubbio la soluzione più comoda e meno problematica: non ci sono transfer da gestire, si evitano i tempi degli spostamenti ed eventuali imprevisti presenti lungo il tragitto. L’accesso diretto dalle camere alle sale eventi è sicuramente una enorme comodità.

In alternativa, è bene verificare la distanza della struttura dal centro congressi e la facilità nel raggiungere la sede dell’evento con i mezzi.

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Nella visita all'hotel, è d'obbligo fare un check degli ambienti e della disponibilità delle camere:

  • numero di singole: le più richieste per gli eventi business
  • doppie con letti separati: una formula ideale per gli eventi di formazione o team building
  • Suite per le VIP.

Ti consiglio anche di chiedere informazioni sui servizi aggiuntivi dell'hotel – es. consegna in camera di lettera di benvenuto, gadget o amenities – e sulle condizioni contrattuali previste, assicurati dell’eventuale costo di consegna, per evitare importi extra budget in fase di fatturazione.

Alcune strutture offrono “attenzioni” gratuite o a richiesta, sempre molto apprezzate dagli ospiti: flûte e bollicine, goloserie, frutta o cadeaux dedicati.

5 - TESTA LA RISTORAZIONE!

Il sopralluogo alla struttura richiede molte energie e... mette appetito.

È quindi un'ottima occasione per un food-tasting, verifica sempre con lo chef o con il responsabile di sala la gestione di eventuali intolleranze alimentari.

Nel controllo alle sale ristorante, vanno valutati:

  • la capienza
  • la posizione e l'aspetto estetico
  • la quantità e la tipologia di tavoli per un set-up dedicato
  • il numero delle persone per tavolo.

Per evitare confusione e affollamenti, chiedi consigli su come organizzare al meglio l'accesso all'area ristorazione: i partecipanti possono accedere al ristorante in momenti diversi oppure si possono accomodare in contemporanea.

Verifica e stabilisci le modalità di accesso: desideri lo spazio in esclusiva? Prevedi il tuo staff per il controllo accessi oppure è compito del personale di sala della location? È previsto un badge che autorizza il partecipante all’ingresso?

6 - RACCOGLI TUTTA LA DOCUMENTAZIONE UTILE

Anche se dalla visita alla location gli spazi ti sono sembrati idonei per il tuo evento, ricordati di raccogliere tutta la documentazione tecnica utile al progetto, alla quale potrai allegare le foto fatte in loco.

Quindi, richiedi l'invio delle planimetrie e assicurati che l'allestimento – spesso molto di impatto sulla carta – sia realizzabile.

Torna in ufficio anche con tutti i documenti inerenti la presentazione della struttura e le norme contrattuali.

Questo materiale tornerà utile, a te ed al tuo team, nel momento della scelta definitiva dello spazio eventi.

7 - FAI DOMANDE E CHIEDI CONSIGLI

Ultimo consiglio, sfrutta al massimo il sopralluogo alla location per fare più domande possibile ai referenti del Centro Congressi.

Potrai maggiormente sciogliere i tuoi dubbi, capire le potenzialità della struttura e le competenze di chi hai di fronte.

Ricordati inoltre di condividere con il referente della location tutte le informazioni, così sarà più semplice proporti il pacchetto di servizi più idoneo ad incontrare le tue esigenze rispetto a:

  • obiettivo aziendale dell’evento
  • numero di partecipanti
  • tipologia di evento
  • target partecipanti
  • immagine del tuo brand
  • eventuali servizi aggiuntivi.

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Autore

Susanna Consolini

Ufficio MICE
E’ curiosa ed adora camminare con il suo cane Gemma in mezzo alla natura, chissà quanti passi fa seguendovi in ogni vostro evento.

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