Gli strumenti per comunicare e promuovere un evento aziendale

Scritto da Davide Ghiotti
il 15 novembre, 2017
| Categoria: Eventi Aziendali

Stai organizzando un evento aziendale e non sai bene come comunicarlo? Se hai già chiari gli obiettivi, il budget e la tipologia di evento che vuoi organizzare, allora è davvero arrivato il momento di pensare a come promuoverlo! 

 

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Nessun evento è davvero tale se non fa parlare di sé. Perché questo accada, dovrai pianificare con tutta la comunicazione con cura e largo anticipo. E ricorda: è importante aver definito il budget che hai a disposizione per questa voce di spesa, così da stabilire a quali canali potrai appoggiarti.

Scopriamo insieme i segreti di ogni strumento, per evitare errori e soprattutto scegliere i più adatti al tuo evento e al tuo pubblico.

 

Materiale promozionale

Partiamo prima di tutto dall’immagine. Definisci uno stile grafico, un logo e un testo d’effetto da declinare poi in tutti gli strumenti che vorrai realizzare. Inviti e locandine sono di solito la prima cosa a cui pensare.

Potrai farli stampare oppure inviarli via email, pubblicarli sul tuo sito o sui tuoi canali social. Considera che avrai bisogno del supporto professionale di un grafico che ti aiuterà a realizzare tutto il materiale secondo i requisiti tecnici richiesti da ogni canale.

A seconda del tuo budget di spesa disponibile potresti anche preparare dei pieghevoli informativi da distribuire durante l’evento, dei roll-up o dei manifesti.

 

Notizie su Stampa

Se il tuo è un evento aperto, un articolo dedicato sui quotidiani locali o su una rivista di settore può essere la strada giusta per coinvolgere nuovi partecipanti.

Per un evento su invito, invece, potresti coinvolgere la stampa per aumentare il passaparola e dare prestigio all’iniziativa. In entrambi i casi, l’ufficio stampa sarà un aiuto prezioso. Ti aiuterà a gestire la relazione con le agenzie e con i giornalisti e a proporre la notizia con il taglio giusto perché sia “appetibile”.

 

"IL comunicato stampa deve essere costruito da un professionista e inviato secondo tempi ben precisi: ai quotidiani, ghiotti di notizie fresche, la notizia va inviata il giorno prima e mai oltre le ore 13.00, per i periodici possono essere necessari anche due mesi prima."

 

Se hai in mente di invitare dei giornalisti, assicurati poi di preparare una cartella stampa: è un lavoro semplice ma va organizzato preventivamente perché richiede un contenitore coordinato con la grafica dei materiali pubblicitari.

All’interno troveranno spazio tutti i materiali di approfondimento: comunicato stampa, invito, brochure, programma, estratti degli interventi, approfondimenti su organizzatori, sponsor e location…

 

Pubblicità

Se vuoi essere presente in particolari testate, cartacee o digitali, la scelta più sicura è l’acquisto di uno spazio pubblicitario. Valuta su quali investire in relazione agli obiettivi del tuo evento e, ti ricordo, al tuo budget.

Le concessionarie di pubblicità si occupano di vendere questi spazi e possono darti tutte le informazioni sui costi. E possono anche supportarti nell’ideazione e nella realizzazione della grafica dell’annuncio.

 

Newsletter

Se sei alle prese con gli inviti, valuta la newsletter come alternativa o integrazione agli inviti cartacei. È uno strumento semplice da gestire ma allo stesso tempo molto efficace.

Ci sono diverse piattaforme online che ti consentono di costruire il contenuto della tua newsletter e gestire gli inviti.

Il vantaggio è che potrai costruire liste diverse di contatti, personalizzare graficamente la tua email con l’immagine coordinata del tuo evento e soprattutto sapere chi ha visto e aperto il tuo messaggio dopo averlo inviato.

Se si tratta di un evento di formazione anche molti non partecipanti potrebbero essere interessati a ricevere il materiale di cui si è trattato nel corso: la newsletter ti sarà utile anche dopo l’evento per inviare approfondimenti.

 

Trovi queste idee molto interessanti ma temi di sforare il budget che hai a disposizione? Controlla le spese e gli extra segnandole nello spreadsheet:

scarica il modello per gestire il budget del tuo evento aziendale

 

Sito web

Se hai già un sito, ricordati di dare la possibilità agli utenti che lo visitano di essere informati sull’evento che avrà luogo. Puoi anche preparare una landing page con un modulo per raccogliere nuove iscrizioni o anche semplicemente per richiedere informazioni.

Con una campagna pubblicitaria su Google potresti portare gli utenti interessati ai contenuti del tuo evento ad iscriversi. In questo modo raccoglierai nuovi preziosi contatti che potresti coinvolgere in futuro, arricchendo la tua mailing list.

Il sito può essere tenuto vivo durante l’evento con con foto, interviste, video live, da condividere poi sui canali social.

 

Social media

Che tu stia organizzando un meeting tra professionisti o un festival musicale, i social possono aiutarti a diffondere l’evento in modo virale ma anche a raggiungere meglio il tuo pubblico. Prima della data, pensa ad un hashtag unico e memorabile e utilizzalo in tutti i post, così da creare una timeline di contenuti dedicata.

 

"Crea un pizzico di aspettativa condividendo, man mano che la data si avvicina, informazioni sempre più precise. Se prevedi la presenza di ospiti noti, parla di loro per incrementare il passaparola."

 

Richiama nei tuoi post i canali social ufficiali di sponsor e location, per coinvolgere anche gli utenti che li seguono.

Puoi anche ideare dei piccoli concorsi per regalare biglietti omaggio o investire in campagne pubblicitarie per aumentare le adesioni.

Durante l’evento, i social diventano il canale perfetto per condividere live video, foto e altro. Ricordati di rispondere a eventuali domande o suggerimenti nei commenti: ti saranno utili per organizzare al meglio altre date future.

Al termine, costruisci una storia con i contenuti più interessanti ed emozionali e ricordati di analizzare le statistiche di ogni social per vedere quanto coinvolgimento hanno generato. Ricordati: la comunicazione dell’evento continua anche dopo la sua conclusione. È la fase che in tanti dimenticano, ma è strategica.

Hai presente quando torni da un viaggio con gli amici vuoi ricordare i momenti più belli per riviverne le emozioni? Vale anche per un evento aziendale. Prolunga il più possibile il momento dilatando l’interesse e sfruttandone il più possibile l’effetto comunicativo.

 

E ora, riepiloghiamo insieme:

1. Per raggiungere i tuoi obiettivi devi aver pianificato una strategia sui vari canali prima, durante e dopo l’evento.

2. Considera che avrai bisogno di affidarti a delle figure specializzate, diverse in relazione al canale e strumento.

3. Ricordarti di confrontare ogni scelta con il budget destinato alla voce “Promozione”.

 

Tieni d’occhio il tuo budget!
scarica il  modello excel per gestire tutti i costi del tuo evento:

scarica il modello per gestire il budget del tuo evento aziendale



Autore

Davide Ghiotti

Sales & Marketing
Curioso e preciso, ogni sua giornata è piena di parole e numeri che mescola con passione per inaspettati risultati.

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Categoria: Eventi Aziendali



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